■概要
メールで受信したPDFファイルを都度JPG形式に変換し、フォルダに格納する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信すると、自動でCloudConvertがJPGファイルに変換し、Google Driveの指定フォルダへ保存する一連の流れを自動化します。手作業で行っていたファイル形式の変換と保存の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信するPDFファイルをJPGに変換する定型業務を自動化したい方
- CloudConvertとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるファイル変換や保存ミスをなくし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からJPGへの変換、Google Driveへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業によるファイル形式の変換ミスや、Google Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、CloudConvert、Google DriveをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させる
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名を任意の形式に整形する
- 次に、オペレーションでCloudConvertの「ファイルをアップロード」や「ファイルを変換」などを設定し、PDFをJPGに変換する
- 次に、オペレーションでCloudConvertの「ファイルをダウンロード」を設定し、変換後のJPGファイルを取得する
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したJPGファイルを指定フォルダに格納する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでは、フローボットを起動するトリガーとなるメールのキーワード（件名や本文など）を任意に設定してください
- 分岐機能では、前のステップで取得したメール情報などを基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です
- 正規表現によるデータの置換では、置換対象の文字列や置換後の文字列を任意に設定でき、ファイル名の整形などに活用できます
- CloudConvertでは、変換するファイル形式や出力ファイル名などを、固定値または前のステップで取得した情報を用いて設定してください
- Google Driveでは、ファイルのアップロード先フォルダやファイル名を、固定値または前のステップで取得した情報を用いて任意に設定可能です
■注意事項
- Gmail、CloudConvert、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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