Closeで新しくTaskが登録されたら、Gmailで通知する

■概要

顧客管理ツールCloseで新しいタスクが登録された際、担当者への共有やリマインドを手作業で行っていませんか？手動での連絡は、抜け漏れや遅延のリスクが伴い、重要な対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Closeでタスクが登録されると、その情報を基に自動でGmailから通知メールを送信できます。GmailとCloseの連携により、タスクの見落としを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Closeで管理するタスクを、チームメンバーに迅速かつ確実に共有したいと考えている方
Closeのタスク登録後、手作業でGmailから通知を送っており手間を感じている方
タスクの見落としを防止し、GmailとCloseの連携で業務の確実性を高めたいマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

Closeへのタスク登録をトリガーにGmailで自動通知するため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
通知の送り忘れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、CloseとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスやメールの件名・本文などを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。
メールの件名や本文も自由にカスタマイズが可能です。本文には、トリガーで取得したCloseのタスク情報を変数として埋め込むことで、具体的なタスク内容を通知できます。

■注意事項

Close、GmailのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。

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