Googleフォームでファイルを受信したら、CloudConvertでJPEGに変換しBoxに格納する

■概要

Googleフォームで受け取った画像ファイルなどを、一つひとつ手作業でJPEG形式に変換して管理用のストレージに格納する、といった定型業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Googleフォームでファイルを受信すると、CloudConvertが自動でファイルをJPEGに変換し、指定のBoxフォルダに格納します。面倒なファイルの形式変換作業を自動化し、手作業によるファイル管理の煩わしさから解放します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとBoxを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
• 様々な形式のファイルをJPEGに変換する定型業務を自動化したい方
• CloudConvertを活用して、ファイル形式の変換や格納作業の工数を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出を起点に、JPEGへの変換からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、CloudConvert、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、回答情報を取得します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受信したファイルをダウンロードします。
4. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容からファイル名などに使用したい特定の情報を抽出します。
5. 次に、CloudConvertの「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」「ファイルのエクスポートタスクを実行」「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」といった一連のアクションを設定し、ファイルをJPEG形式に変換してダウンロードします。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPEGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、任意のフォームを指定してワークフローを起動させることができます。
• Google Driveからファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは、トリガーで取得したフォームの回答情報などから変数として設定します。
• AI機能によるテキスト抽出では、フォームの回答内容など前段で取得した情報を変数として設定し、ファイル名に利用したい特定のデータを抽出するようカスタマイズできます。
• CloudConvertでの変換や、Boxへのファイルアップロード設定では、ファイル名や格納先のフォルダIDなどを、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として利用し、任意に設定してください。

■注意事項

• Cloud Convert、Googleフォーム、Google Drive、BoxとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。