GmailでPDFファイルを受信したらJPGに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

メールで受け取ったPDFファイルをJPGに変換して保存する作業は、単純ですが手間がかかる業務の一つではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、自動でJPGに変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化します。手作業によるPDFからJPGの変換プロセスをなくすことで、業務の効率化を実現し、本来注力すべきコア業務への時間創出に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したPDFを手作業でJPGに変換し、保存している方
• pdf to jpgなどのファイル変換作業に時間を取られ、非効率だと感じている方
• GmailやGoogle Driveを活用し、ファイル管理の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をきっかけに、PDFからJPGへのファイル変換とGoogle Driveへの保存が自動で完了するため、定型業務にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるファイル変換ミスや、Google Driveへの保存し忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定し、対象のメールを特定します。
3. 続いて、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してPDFをJPGに変換する操作を行います。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、変換後のファイルをダウンロードする操作などを任意で設定してください。
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換したJPGファイルを保存したいGoogle Drive内のフォルダIDを任意で指定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のkintoneアプリやCSVファイルに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。