GmailでPDFファイルを受信したら、RPAでExcelに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

取引先からメールで送られてくるPDFファイルを手作業でExcelなどに変換し、管理フォルダへ保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、数が多いと時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Gmailで受信したPDFファイルをRPA機能で自動的にExcelへ変換し、Google Driveへ格納するため、面倒なファイル変換作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に送られてくるPDFファイルをExcelなどに変換する作業に手間を感じている方
• Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveへ手作業で保存・管理している方
• PDFからExcelのようなファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に、PDFからExcelへの変換・保存までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや、Google Driveへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、受信したメールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを選択し、PDFをExcelに変換するWebツール上の操作を自動化します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、操作対象となるボタンなどの項目を任意で設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダIDを任意で設定することが可能です

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691‍
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 変換時に文字化けする可能性があるため、SVGでテキストを扱う場合は、テキストをアウトライン化するか、SVGファイルにフォントを埋め込むなどの対応が必要な場合があります。