GoogleフォームでPDFファイルが送信されたら、OCRを行い結果をMicrosoft Excelに追加する

■概要

請求書や申込書といったPDFファイルを受け取るたびに、内容を確認しながら手作業でMicrosoft Excelに転記するのは、時間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、GoogleフォームにPDFファイルが送信されると、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、その結果をMicrosoft Excelへ転記します。手作業での変換や転記作業を自動化し、面倒なデータ入力業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• ツールを使った後の、手入力作業をなくしたいと考えている方
• PDFからのデータ転記業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFファイルが送信されるとOCRによるテキスト抽出からExcelへの転記までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業による転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelをYoomと連携します
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルを取得します
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したフォーム回答情報の中から、ファイルIDを動的に指定します
• OCR機能の設定では、PDFファイルのどの部分のテキストを、どの項目として抽出するかを自由にカスタマイズすることが可能です
• Microsoft Excelへのレコード追加設定では、どの列にOCRで抽出したどのデータや固定値を入力するかを柔軟にマッピングできます

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。