■概要
顧客管理ツールCloseでのタスク管理において、完了したタスクの報告を都度Gmailで作成・送信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Closeでタスクが完了したことをトリガーとして、自動でGmailに通知を送信します。手作業による連絡の手間を省き、関係者への迅速かつ正確な情報共有を実現することで、CloseとGmail間での業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Closeで管理しているタスクの完了報告を、都度Gmailで手動作成している営業担当者の方
- メンバーのタスク完了状況を把握し、チーム内の情報連携をスムーズにしたいマネージャーの方
- CloseとGmailの連携による業務自動化で、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeでのタスク完了と同時にGmailへ通知が自動送信されるため、報告メール作成の手間と時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による通知の送信漏れや遅延を防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現することで、業務の抜け漏れ防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「タスクが完了したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先に通知が送信されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。これにより、特定の担当者や関係部署のメーリングリストなど、必要な相手に限定して情報を共有することが可能です。
- メールの件名や本文に、Closeから取得したタスク名や完了日時などの情報を差し込むことで、より具体的な内容の通知を自動で作成できます。
■注意事項
- Close、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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