CloseでTaskが完了したら、Gmailで通知する

■概要

顧客管理ツールCloseでのタスク管理において、完了したタスクの報告を都度Gmailで作成・送信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Closeでタスクが完了したことをトリガーとして、自動でGmailに通知を送信します。手作業による連絡の手間を省き、関係者への迅速かつ正確な情報共有を実現することで、CloseとGmail間での業務を円滑に進めることが可能です。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Closeで管理しているタスクの完了報告を、都度Gmailで手動作成している営業担当者の方
• メンバーのタスク完了状況を把握し、チーム内の情報連携をスムーズにしたいマネージャーの方
• CloseとGmailの連携による業務自動化で、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Closeでのタスク完了と同時にGmailへ通知が自動送信されるため、報告メール作成の手間と時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手作業による通知の送信漏れや遅延を防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現することで、業務の抜け漏れ防止に繋がります。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloseとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCloseを選択し、「タスクが完了したら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先に通知が送信されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。これにより、特定の担当者や関係部署のメーリングリストなど、必要な相手に限定して情報を共有することが可能です。
• メールの件名や本文に、Closeから取得したタスク名や完了日時などの情報を差し込むことで、より具体的な内容の通知を自動で作成できます。

‍

■注意事項

• Close、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。