■概要
顧客管理ツール「Close」でタスクを管理する中で、完了したタスクの報告や共有を都度Gmailで作成し、手間がかかると感じていませんか。手動での連絡は、重要な更新の伝達漏れや遅延に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Closeで特定のタスクが完了した際に、自動でGmailへ通知を送信できます。連携を自動化することで、迅速な情報共有を実現し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Closeで管理しているタスクの完了報告を、都度Gmailで手動作成している方
- GmailとCloseを連携させて、チーム内への重要な情報共有を自動化したい方
- タスク完了の通知漏れをなくし、プロジェクトの進捗管理を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeでのタスク完了をトリガーに、自動でGmailが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の送信忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な更新情報を確実に共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとCloseをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「タスクが完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のGmail送信処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、通知対象としたいタスクの条件を任意で設定してください。例えば、タスク名に特定のキーワードが含まれる場合や、特定の担当者のタスクが完了した場合などで条件を指定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）や、メールの件名、本文などを自由に設定してください。
■注意事項
- Close、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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