■概要
Bitrix24で管理している案件情報と、OneDriveに保存している関連資料の紐付けを手作業で行っていませんか。案件が発生するたびにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローは、Bitrix24で新しいDealが作成されたタイミングをトリガーに、OneDriveへ自動で関連フォルダを作成するもので、Bitrix24とOneDriveの連携を自動化し、案件管理の初動を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24での案件作成後、手作業でOneDriveにフォルダを作成している営業担当者の方
- Bitrix24とOneDriveを連携させ、案件管理業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスの発生を未然に防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にDealが作成されると自動でOneDriveにフォルダが生成されるため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちなフォルダの作成漏れや、案件名とフォルダ名の不一致といったヒューマンエラーを防止し、管理体制を標準化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Deal情報をもとにフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Dealを更新する」アクションを設定し、作成したOneDriveフォルダのURLなどをDealに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となる親フォルダを任意で設定してください。
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したBitrix24のDeal情報（案件名など）を組み合わせて設定することで、案件とフォルダを自動で紐付けることができます。
■注意事項
- Bitrix24、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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