Intercomでチケットが特定のステータスに更新されたら、情報をPDF化してBoxに保存する

■概要

Intercomでの顧客対応後、チケット情報を手作業でPDF化し、Boxに保存する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間もかかり、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、IntercomとBoxを連携させ、チケットのステータスが更新された際に自動で情報をPDF化し、Boxへ保存します。一連の作業を自動化することで、顧客対応履歴の管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Intercomでのチケット管理とBoxでの文書保管を手作業で行っている方
• BoxとIntercomの連携を通じて、顧客対応に関する情報管理を自動化したい方
• 手作業による情報管理のミスをなくし、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Intercomのステータス更新を起点に、書類作成からBoxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手動でのファイル作成や保存作業が不要になるため、対応記録の保存漏れやファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Intercom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでIntercomを選択し、「チケットのステータスが更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに更新された場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します
4. 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして用いてチケット情報を反映した書類を発行します
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、解決済みなど任意のステータスを設定できます。
• 書類発行機能では、任意のGoogleドキュメントを雛形として設定し、Intercomから取得したチケットIDや説明などの動的な値を変数として埋め込むことが可能です。また、発行する書類名も自由に設定できます
• Boxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダとファイル名を任意に設定できます。これにより、管理ルールに沿ったフォルダへ自動で整理することが可能です

■注意事項

• Intercom、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• IntercomのWebhookの設定方法はトリガー内の注意事項、および、こちらの記事をご参照ください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。