■概要
Intercomでの顧客対応後、チケット情報を手作業でPDF化し、Boxに保存する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間もかかり、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローは、IntercomとBoxを連携させ、チケットのステータスが更新された際に自動で情報をPDF化し、Boxへ保存します。一連の作業を自動化することで、顧客対応履歴の管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Intercomでのチケット管理とBoxでの文書保管を手作業で行っている方
- BoxとIntercomの連携を通じて、顧客対応に関する情報管理を自動化したい方
- 手作業による情報管理のミスをなくし、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Intercomのステータス更新を起点に、書類作成からBoxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手動でのファイル作成や保存作業が不要になるため、対応記録の保存漏れやファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Intercom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでIntercomを選択し、「チケットのステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに更新された場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして用いてチケット情報を反映した書類を発行します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、解決済みなど任意のステータスを設定できます。
- 書類発行機能では、任意のGoogleドキュメントを雛形として設定し、Intercomから取得したチケットIDや説明などの動的な値を変数として埋め込むことが可能です。また、発行する書類名も自由に設定できます
- Boxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダとファイル名を任意に設定できます。これにより、管理ルールに沿ったフォルダへ自動で整理することが可能です
■注意事項
- Intercom、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- IntercomのWebhookの設定方法はトリガー内の注意事項、および、こちらの記事をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
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