■概要
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容を、CRMであるCloseに手作業で登録していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文から情報を抽出してCloseへ自動でリードを作成することができ、mail close連携に関する一連の業務を効率化し、営業の初動をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmail経由の問い合わせをCloseに手動登録しており、効率化したい営業担当者の方
- mail close連携における入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- リード獲得から管理までの一連のプロセスを自動化し、営業体制を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信した際に自動でCloseへリードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとCloseをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで抽出機能を設定し、受信したメール本文からリード情報（氏名、会社名、連絡先など）を抽出します
- 最後に、オペレーションでCloseの「Create Lead」アクションを設定し、抽出したデータを元に新しいリードを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- 抽出機能では、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するかを任意で設定できます。問い合わせフォームからの定型メールなどに合わせて調整してください。
- Closeでのリード作成時、各項目にメール本文から抽出した情報を変数として設定するだけでなく、特定のステータスや担当者などの固定値を入力することも可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Gmail、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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