Gmailでメールを受信したら、Closeにリードを作成する

■概要

Gmailで受信したお問い合わせメールの内容を、CRMであるCloseに手作業で登録していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文から情報を抽出してCloseへ自動でリードを作成することができ、mail close連携に関する一連の業務を効率化し、営業の初動をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmail経由の問い合わせをCloseに手動登録しており、効率化したい営業担当者の方
• mail close連携における入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
• リード獲得から管理までの一連のプロセスを自動化し、営業体制を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信した際に自動でCloseへリードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで抽出機能を設定し、受信したメール本文からリード情報（氏名、会社名、連絡先など）を抽出します
4. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Lead」アクションを設定し、抽出したデータを元に新しいリードを作成します

■このワークフローのカスタムポイント

• 抽出機能では、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するかを任意で設定できます。問い合わせフォームからの定型メールなどに合わせて調整してください。
• Closeでのリード作成時、各項目にメール本文から抽出した情報を変数として設定するだけでなく、特定のステータスや担当者などの固定値を入力することも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Gmail、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。