Capsule CRMでNew Taskが作成されたら、Gmailで通知する

■概要

Capsule CRMで新しいタスクを作成した際、関係者への通知を都度Gmailで手動作成していませんか？こうした手作業での連絡は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの共有漏れに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Capsule CRMでタスクが作成されると自動でGmail通知が送信されるため、連絡業務の効率化と伝達漏れの防止を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMでのタスク管理とGmailでの連絡を頻繁に行うチームのリーダーの方
• タスクの発生を素早く関係者へ共有し、対応の迅速化を図りたい方
• Capsule CRMとGmail間の手作業による情報伝達を自動化し、効率を上げたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Capsule CRMにタスクを追加するだけで自動でGmail通知が送信されるため、都度メールを作成していた時間を他の業務に充てることが可能です
• システムが自動で通知を行うことで、重要なタスクの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Task」のアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、通知内容を組み立てます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知したい宛先や件名を任意の値で設定してください
• メールの本文は、前のステップであるCapsule CRMのトリガーで取得したタスク名や詳細情報などを活用し、受け取り手が分かりやすいように内容をカスタマイズしてください

■注意事項

• ‍‍Capsule CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。