Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで分析してZendeskにチケットを作成する

■概要

Gmailで受信したお客様からのお問い合わせメールを都度確認し、Zendeskに手作業でチケットを作成する業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIが内容を分析・要約し、その結果をもとにZendeskへ自動でチケットを作成するため、顧客対応の初動を迅速かつ正確に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせをZendeskで管理しており、手動でのチケット作成に手間を感じている方
• GmailとZendeskを連携させ、問い合わせ対応の初動を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• AIを活用してメールの内容分析を自動化し、チケット起票の精度を高めたいカスタマーサポート担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーにZendeskへ自動でチケットが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや、チケットの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に貢献します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文の要約や分析を行います
4. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストなどを基にチケットを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• AI機能のテキスト生成では、メール本文の分析や要約など、目的に合わせたプロンプトを自由にカスタマイズできます。なお、プロンプトの文字数によって消費タスク数が変動します
• Zendeskでチケットを作成する際、件名や詳細欄に固定のテキストを入力したり、GmailやAI機能から取得した情報を変数として設定したりすることが可能です

■注意事項

• Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。