Zendeskでチケットが作成されたら、AIで分析してGmailを送信する

■概要

Zendeskに日々届く多くの問い合わせチケットに対し、内容を確認してGmailで担当者に通知する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Zendeskへのチケット作成をトリガーとして、AIが自動で内容を分析・要約し、担当者へGmailで通知する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による確認の手間を省き、迅速な一次対応を実現することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskに届くチケットを手作業で確認し、Gmailで通知しているカスタマーサポート担当者の方
• 問い合わせ内容の一次切り分けや要約作成に時間を要しており、業務を効率化したいと考えている方
• ZendeskとGmailを活用した顧客対応プロセスの自動化を検討しているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskのチケット作成をトリガーに、AIによる分析とGmailでの通知が自動実行されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます
• 重要な問い合わせの見落としや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、安定した顧客対応の実現に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでZendeskの「ユーザー情報を取得」アクションを設定し、チケット作成者の情報を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、チケットの内容を要約・分析します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、AIが生成した内容を含むメールを担当者へ送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト生成オペレーションでは、Zendeskのチケット情報を基に、問い合わせ内容の要約や緊急度の判定、カテゴリ分類など、目的に合わせたプロンプトを自由に設定することが可能です。ただし、プロンプトの文字数によって消費タスクが変動する点にご注意ください
• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得したチケット内容やAIの分析結果などを変数として埋め込めます

■注意事項

• Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。