Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Gmailを送信する

■概要

Zendeskに届く大量のチケットの中から、緊急性の高いものや特定の問い合わせを見落としてしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。手動での確認やGmailでの通知作成は手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zendeskで特定の条件に合致するチケットが作成された際に自動でGmailを送信し、ZendeskとGmailを連携させることで、こうした通知業務に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskでのチケット管理とGmailでの通知を手作業で行っており、手間を感じている方
• Zendeskで受信する特定の重要な問い合わせへの対応速度を向上させたいと考えている方
• ZendeskとGmail間の通知フローを自動化し、チーム全体の業務効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskで特定のチケットが作成されると自動でGmailが送信されるため、手動での確認や通知作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 設定した条件に基づき自動で通知が実行されるので、重要なチケットの見落としや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとGmailをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定する
4. 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザー情報を取得」アクションを設定する
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にメールを送信する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、チケットの件名または本文に「緊急」や「クレーム」、「障害」などの特定の語句が含まれている場合のみ、後続の処理に進むといった条件を設定できます。
• 送信するGmailの宛先は、担当者や特定のメーリングリストなどへ任意に設定することが可能です。また、件名や本文には、Zendeskのチケット情報から取得した担当者名や問い合わせ内容を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知を作成できます。

■注意事項

• Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能（オペレーション）やアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。