Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Salesforceにアップロードされた請求書や申込書などの画像ファイルに含まれるテキスト情報を、手作業で転記していることに手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、まるで高性能なimage text to text converterのように、Salesforceに画像ファイルがアップロードされるだけでOCRがテキストを自動で読み取り、その内容をMicrosoft Teamsに通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforce上の画像ファイルから手作業でテキスト情報を転記している方
• image text to text converterのような機能を業務フローに組み込み、自動化したい方
• Microsoft Teamsを活用した情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのファイルアップロードを起点にテキスト化と通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記による入力間違いや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
4. さらに、Yoomの独自機能であるOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報などを任意のチャネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文に固定テキストを入れたり、前段の操作で取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタマイズが可能です

■注意事項

• Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924