■概要

Salesforceにアップロードされた名刺や書類などの画像ファイルから、手作業で文字情報を読み取り、Notionなどのデータベースに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされるだけで、OCRが画像からテキストを読み取り（image to text online）、自動でNotionに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceに保存した画像ファイルの情報を手作業で転記している方
• 画像内のテキストデータ（image to text online）を効率的にデータベース化したいと考えている方
• SalesforceとNotionを連携させ、データ管理の自動化を目指しているチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• アップロード後のファイルダウンロードからテキストの読み取り、転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記による、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、Salesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションで、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をNotionのデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、画像ファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で指定することが可能です
• Notionにレコードを追加する際、どのデータベースのどの項目に、OCRで読み取ったテキストを格納するかを自由に設定できます

■注意事項

• Salesforce、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924