■概要
メールに添付された名刺や書類などの画像データを、都度手作業でSalesforceへ入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した画像ファイルからOCRでテキスト情報を読み取り（ocr from an image）、Salesforceへ自動でレコードを追加できます。手作業によるデータ入力をなくし、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した画像データをSalesforceに手入力している営業担当者の方
- 画像からのテキスト抽出（ocr from an image）を手作業で行い非効率を感じている方
- Salesforceへのデータ入力業務を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に、画像からのOCR処理とSalesforceへの登録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続のアクションに進むよう条件を指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、Gmailで受信した画像ファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取る画像ファイルの種類（名刺、請求書など）に応じて、どの部分のテキストを抽出するか項目を任意で設定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際に、どの項目にどのデータを登録するかを任意で設定できます。OCR機能で取得した値を、Salesforceの対応する項目にそれぞれ紐付けてください。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびOCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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