Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しTrelloにカードを作成する

■概要

Salesforceにアップロードされた請求書や申込書などの画像ファイルを確認し、その内容をTrelloのカードに手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードを起点として、OCRによるテキスト情報の自動抽出からTrelloへのカード作成までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとTrelloを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
• OCR機能を活用して、画像ファイルからのデータ入力作業を自動化したい方
• 手作業による情報転記の時間を削減し、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceにファイルが追加されると、OCR処理を経てTrelloにカードが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をもとに任意のボード・リストにカードを作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、どの箇所のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
• Trelloでカードを作成する際に、カードのタイトルや説明欄に、前段のSalesforceやOCR機能で取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Salesforce、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924