Gmailの特定のラベルでファイルを受信したら、OCRを行いApolloにコンタクトを作成する

■概要

Gmailで受け取った名刺などの添付ファイルを、都度手作業でApolloに入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付されたファイルをOCR機能が自動で読み取り、Apolloへコンタクト情報を正確に登録できます。面倒なデータ入力作業を自動化し、営業活動の効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った名刺の情報を手作業でApolloに転記している方
• OCRで読み取った後のデータ入力作業を自動化したいと考えている方
• リード情報の登録を効率化し、営業活動の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信後、OCR処理からApolloへのコンタクト作成までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手作業での転記プロセスをなくすことで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとApolloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新しいコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、名刺や書類から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意でカスタム設定できます。
• Apolloでコンタクトを作成する際、OCR機能で取得した会社名や氏名、メールアドレスなどの情報を、対応する各項目に変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924