■概要
Salesforceにアップロードされた請求書や見積書などのファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされると、ファイル内の情報をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに表を作成する一連の流れを自動化できます。これにより、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ転記作業を効率化したい方
- Salesforceに保管している帳票類の情報を、Google スプレッドシートの表として作成・管理したい方
- 手作業によるデータ入力の工数や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのファイルアップロードを起点に、データ抽出から転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCR機能が自動でテキストを読み取り転記するため、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイル内のテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションと「セルに値を入力する」アクションを設定し、表のヘッダーなどを作成します。
- 最後に、OCR機能で取得したデータをもとに「繰り返し処理」を行い、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで1行ずつデータを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいファイルの種類（請求書、注文書など）に応じて、抽出したい項目（会社名、金額、品番など）を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、前段のOCR機能で取得したどの値をどの列に追加するか、変数を埋め込む形で自由にカスタマイズができます。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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