Zoho CRMで見込み客が作成されたらタスクを作成して、Outlookで通知する

■概要

Zoho CRMで見込み客を管理する際、都度タスクを作成したり、担当者にメールで通知したりする作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、タスクの設定漏れや通知忘れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに見込み客が追加されるだけで、関連タスクの作成からOutlookでの通知までを自動化でき、こうしたZoho CRMの自動化に関する課題を円滑に解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMでの見込み客管理とタスク作成を手作業で行っている営業担当者の方
• 見込み客へのアプローチ漏れを防ぎ、営業活動を効率化したいと考えているチームリーダーの方
• Zoho CRMの自動化設定を活用し、営業プロセスの標準化を目指している方

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■このテンプレートを使うメリット

• 見込み客が作成された際に、自動でタスク作成やメール通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手動での対応によって発生していたタスクの作成漏れや、担当者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な顧客対応を実現します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客情報を取得」アクションを設定して、見込み客の詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションで計算処理機能を活用し、タスクの期日となる日時を算出します
5. 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「タスクを作成」アクションを設定して、見込み客に紐づくタスクを作成します
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へタスク作成が完了した旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMをYoomと連携する際に、ご利用の環境に合わせて任意のZohoドメイン（.com、.jpなど）を設定してください。
• Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたい宛先を任意で設定してください。

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■注意事項

• Zoho CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。