Gmailでメールを受信したら、Salesforceで取引先責任者に添付ファイルを紐付ける

■概要

Salesforceをご利用の方で、Gmailで受信した顧客からの重要な添付ファイルを、一つひとつ手作業で該当の取引先責任者に紐付けている、といった業務に手間を感じていないでしょうか。この作業は重要ですが、時間がかかり、添付漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でSalesforceの取引先責任者に添付ファイルを紐付けることができ、Salesforceと連携したメール関連業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルをSalesforceへ手動で登録している営業担当者の方
• Salesforceとメールを連携させ、業務を効率化したいと考えている方
• 顧客とのやり取りで発生するファイルの管理を自動化し、ミスをなくしたいチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルを自動でSalesforceに紐付けられるため、これまで手作業に費やしていたファイル登録の時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや、間違ったレコードへの紐付けといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な顧客管理に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるキーワードを指定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メールの送信元アドレスなどから対象の取引先責任者を特定します
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします
5. 次に、オペレーションでSalesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します
6. 最後に、オペレーションでSalesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを設定し、アップロードしたファイルと特定のレコードを紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください。
• Salesforceのオペレーション設定では、ファイルを紐付けたいオブジェクトのAPI参照名を任意で設定可能です。取引先責任者だけでなく、取引先や商談など、任意のオブジェクトに変更できます。

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■注意事項

• Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。