Zoho CRMで連絡先が作成されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する

■概要

Zoho CRMに新しい連絡先が登録されるたびに、関連書類を保管するためにMicrosoft SharePointへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は定型的ですが、担当者の時間を奪い、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを招く可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの登録をトリガーとしてMicrosoft SharePointのフォルダ作成が自動で実行されるため、こうした課題を解消し、スムーズなMicrosoft SharePointの自動化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• Microsoft SharePointの自動化に関心があり、顧客管理業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
• 定型業務を自動化し、入力ミスをなくしてコア業務に集中したいと考えている営業担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMに連絡先が作成されると自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業でのフォルダ作成時に発生しがちな、名称の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとZoho CRMをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「連絡先が作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでZoho CRMの「連絡先情報を取得する」アクションを設定し、トリガーとなった連絡先の詳細を取得します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した情報をもとにフォルダを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMとの連携設定では、ご利用の環境に合わせてZohoドメインやチャネルIDを任意で設定してください
• Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、対象となるサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Zoho CRM、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。