Zoho CRMで見込み客が作成されたら、添付ファイルをOneDriveに保存する
Zoho CRMで見込み客が作成されたら、添付ファイルをOneDriveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoho CRM
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
Zoho CRMで管理している見込み客情報に紐づく添付ファイルを、一つひとつ手動で別のストレージに保存する作業は手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。効率的なZoho CRMのファイル管理は、多くの担当者にとって課題の一つとなっています。 このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに見込み客が作成された際に、添付ファイルを自動でOneDriveに保存できるため、こうしたファイル管理の工数を削減し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMに添付されたファイルの管理方法に課題を感じている営業担当者の方
- Zoho CRMとOneDriveを連携させ、手作業でのファイル保存を減らしたい方
- 見込み客ごとに作成されるファイルを一元管理し、チームの連携を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに見込み客が作成されると、添付ファイルが自動でOneDriveに保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのダウンロードやアップロードによる保存漏れやミスを防ぎ、見込み客に紐づく重要なファイルを確実に管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客情報を取得する」アクションと、「見込み客の添付ファイル情報を取得する」アクションをそれぞれ設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで処理を分ける条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、続けてOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションでファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するよう、任意で条件を設定できます。例えば、特定の業界の見込み客のファイルのみを保存する、といった設定が可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。見込み客の会社名や作成日をファイル名に含めることで、整理しやすくなります。
■注意事項
- Zoho CRMとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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