Outlookで特定のメールを受信したら、AIワーカーが物件情報を抽出と見積ドラフトを作成しSlackで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
freee請求書
と
Google スプレッドシート
と
Outlook
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
建設業や不動産業において、協力会社から届く物件情報や見積書の処理に追われていませんか?手作業での情報抽出や、自社の利益率を加味した見積案の作成、さらにチャットでの報告といった一連の業務は、担当者にとって大きな事務負担となります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIワーカーが物件情報の特定から見積ドラフトの作成、チャット通知までを自動で実行します。手入力の手間を省き、社内ルールに基づいた迅速な見積作成を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く見積PDFや物件画像から、手作業で情報を抽出してシステム入力している事務担当者の方
- 社内ルールや利益率に基づいた見積作成を自動化し、クラウド帳票システムへの入力を効率化したい方
- 現場や協力会社からの連絡に基づき、迅速に見積案を構成して担当者に確認を依頼したい建設・不動産業界の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するとAIが見積情報を自動抽出するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、業務のスピードを向上させます。
- 抽出したデータをもとにfreee請求書へ自動で見積案を作成するため、転記ミスを防ぎ、社内ルールに則った正確な書類作成が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Google スプレッドシート、freee請求書、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで受信した見積書から物件情報を特定し、Google スプレッドシートやfreee請求書、Slackなどのツールを使用して見積ドラフトの作成や通知を行うためのスキルを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のキーワード(「見積依頼」など)が含まれるメールのみを対象とするように条件をカスタムしてください。
- AIワーカーの指示内容を調整することで、自社独自の利益率の計算ロジックや、特定の物件種別に応じた項目の抽出ルールを詳細に設定可能です。
- Slackでの通知先やメッセージ内容を、確認担当者やプロジェクトごとのチャンネルに合わせて任意に設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシート、Slack、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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freee請求書
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Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
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Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackの特定キーワードを含む投稿を検知して自動でGmailへ転送するフローです。手作業の確認・転送を省き、通知の見逃しや共有漏れを防げます。
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Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション