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Outlookで特定のメールを受信したら、AIワーカーが物件情報を抽出と見積ドラフトを作成しSlackで通知する

Outlookで特定のメールを受信したら、AIワーカーが物件情報を抽出と見積ドラフトを作成しSlackで通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
freee請求書
Google スプレッドシート
Outlook
Slack
を自動連携できます。
■概要
建設業や不動産業において、協力会社から届く物件情報や見積書の処理に追われていませんか?手作業での情報抽出や、自社の利益率を加味した見積案の作成、さらにチャットでの報告といった一連の業務は、担当者にとって大きな事務負担となります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIワーカーが物件情報の特定から見積ドラフトの作成、チャット通知までを自動で実行します。手入力の手間を省き、社内ルールに基づいた迅速な見積作成を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
  • メールで届く見積PDFや物件画像から、手作業で情報を抽出してシステム入力している事務担当者の方
  • 社内ルールや利益率に基づいた見積作成を自動化し、クラウド帳票システムへの入力を効率化したい方
  • 現場や協力会社からの連絡に基づき、迅速に見積案を構成して担当者に確認を依頼したい建設・不動産業界の方

■このテンプレートを使うメリット
  • Outlookで特定のメールを受信するとAIが見積情報を自動抽出するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、業務のスピードを向上させます。
  • 抽出したデータをもとにfreee請求書へ自動で見積案を作成するため、転記ミスを防ぎ、社内ルールに則った正確な書類作成が可能になります。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Outlook、Google スプレッドシート、freee請求書、SlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、AIワーカーで受信した見積書から物件情報を特定し、Google スプレッドシートやfreee請求書、Slackなどのツールを使用して見積ドラフトの作成や通知を行うためのスキルを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Outlookのトリガー設定では、特定のキーワード(「見積依頼」など)が含まれるメールのみを対象とするように条件をカスタムしてください。
  • AIワーカーの指示内容を調整することで、自社独自の利益率の計算ロジックや、特定の物件種別に応じた項目の抽出ルールを詳細に設定可能です。
  • Slackでの通知先やメッセージ内容を、確認担当者やプロジェクトごとのチャンネルに合わせて任意に設定してください。

■注意事項
  • Outlook、Google スプレッドシート、Slack、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  • AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。 
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。 
  • AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 
  • AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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を使ったテンプレート

Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。

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Outlookで受信したメールをAIが重要度ごとに判定しMicrosoft Excelへ自動転記するフローです。仕分けや入力の手間を抑え、対応漏れ防止と情報管理の効率向上につながります。
Slack
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を使ったテンプレート

Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。

Slackの特定キーワードを含む投稿を検知して自動でGmailへ転送するフローです。手作業の確認・転送を省き、通知の見逃しや共有漏れを防げます。

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使用しているアプリについて
AIワーカー
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テンプレート

Google Driveの特定フォルダに資料が追加されるとAIエージェント(AIワーカー)が解析し、NotionにWBSを自動生成するフローです。プロジェクト初期のタスク洗い出しや優先順位付けの工数を削減します。

Google スプレッドシートに候補者情報を追加するだけで、AIエージェント(AIワーカー)がNotionの採用情報を基に最適なスカウト文と面接質問を自動生成するフローです。サマーインターンや本選考の繁忙期でも、学生のガクチカからポテンシャルを捉えたパーソナライズ文面を効率的に作成できます。ダイレクトリクルーティングの返信率を向上させ、採用担当者の負担を軽減したい方におすすめです。

健康保険の手続き業務において、チャットで届く書類の山や、目視による要件確認の工数に頭を悩ませていませんか?このテンプレートは、Gmailで受け取った健康保険の申請書類から、AIが自動で情報を抽出し、加入要件の一次判定まで一括で行うワークフローです。内容に問題がない場合のみ、SmartHRへ自動で下書き登録が実行されるため、転記ミスや確認漏れのリスクを最小限に抑えられます。煩雑な書類チェックや手入力の時間を大幅に削減し、よりスムーズで正確な労務管理をスタートしましょう。
freee請求書
Yoomではfreee請求書のAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Salesforceやkintoneなどの他ツールとfreee請求書を連携し、請求書や見積書などの帳票を自動的に発行できます。
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テンプレート

@pocketでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成するフローです。請求書の作成においても、手動入力を省くことができるため、データ入力の正確性を向上することが可能です。また、毎回のステータス確認の負担を軽減します。

Gmailで受信した発注書PDFをOCRで読み取り、freee請求書へ自動で請求書を作成するフローです。入力作業の削減と転記ミス防止により、請求書発行のスピードと正確性を高めます。

HubSpotで取引が登録されるとYoomがfreee請求書で見積書を自動作成するフローです。入力転記の手間やミスを抑え、作業時間を短縮して営業が商談に専念しやすくなります。
Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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テンプレート

Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。

GitHubで生成されたIssueのうち指定キーワードを含むものを検知し、Slackへ自動通知するフローです。手動確認や共有漏れを減らし、重要案件への初動を早め、開発チームの連携をなめらかにします。
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YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
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テンプレート

Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。

Outlookの受信メールをAIで重要度判定し、緊急度が高い場合のみSlackへ自動通知するフローです。煩雑な確認作業を減らし、対応漏れや優先順位の判断ミスを防ぎ、チーム全体の対応速度向上にもつながります。

Outlookで受信したメールをAIが重要度ごとに判定しMicrosoft Excelへ自動転記するフローです。仕分けや入力の手間を抑え、対応漏れ防止と情報管理の効率向上につながります。
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テンプレート

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Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
    特定の件名のメールを受信したら
    メールを受信したら
    カレンダーにイベントが登録されたら
    カレンダーのイベントが追加・更新されたら
    タスクが作成されたら
    本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
    メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
    Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
    新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
    メッセージがスレッドに投稿されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
    メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
    請求書一覧の取得
    請求書情報の取得
    請求書の作成
    見積書一覧の取得
    見積書情報の取得
    見積書の作成
    請求書の作成(明細行をリストで指定)
    見積書の作成(明細行をリストで指定)
    請求書の更新
    請求書の更新(明細行をリストで指定)
    見積書の更新
    見積書の更新(明細行をリストで指定)
    請求書一覧の取得(送付ステータスで検索)
    納品書を作成
    納品書を検索
    納品書を作成(明細行をリストで指定)
    納品書を更新(明細行をリストで指定)
    納品書を更新
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
    列を追加する
    列を削除する
    複数列に値を入力
    行を追加する
    自分のカレンダーにイベントを登録する
    予定表を作成する
    指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する
    メールの添付ファイルの情報を取得する
    メールの添付ファイルをダウンロード
    指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する
    指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する
    自分のカレンダーのイベントを削除する
    自分のカレンダーのイベントを更新する
    タスクを作成する(リマインド設定対応)
    タスクを作成する(リマインド設定非対応)
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フローボットオペレーション
    アクションがありません
フローボットトリガー
    アクションがありません
フローボットオペレーション
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    請求書情報の取得
    請求書の作成
    見積書一覧の取得
    見積書情報の取得
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