HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、AIワーカーで商談データを確認し申込書を作成する
HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、AIワーカーで商談データを確認し申込書を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Microsoft Excel
と
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
商談が成立した後の申込書作成や事務手続きは、確認作業やデータの転記など、多くの工数が発生していませんか？特に情報の不備チェックや書類の保存、関係者への共有といった一連の工程を手作業で行うと、思わぬミスや遅延が生じることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージを更新するだけで、AIワーカーが商談データの精査から申込書作成、通知までを自動で完結させます。事務作業の負担を抑えつつ、正確かつスムーズなプロセスを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 商談受注後の事務作業を効率化し、営業活動に専念したい営業担当者の方
- データの不備チェックや書類作成、保存といった一連のワークフローを手間なく完結させたい事務スタッフの方
- CRMの更新から書類発行、通知までを自動化し、人的ミスのない体制を構築したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでステータスを変更するだけで、AIワーカーが自動で商談データの確認と書類作成を行うため、事務手続きに費やす時間を短縮できます。
- データの不備確認や情報補完をAIが実施し、Microsoft Excelでの正確な書類発行から共有リンク作成までを自動化することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Microsoft Excel、Microsoft Teams、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、HubSpotの「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、AIワーカーを活用し、商談データの不備確認と情報補完を行い、申込書作成・確認・保存・通知を一貫して行うためのスキルを作成します。この際、使用ツールとしてHubSpot、Microsoft Excel、OneDrive、Microsoft Teamsのアクションをそれぞれ設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、申込書作成を開始したい任意の取引ステージ（例：「受注」など）を起動条件として設定してください。
- AIワーカーの指示内容を調整することで、自社の運用ルールに合わせた不備チェック項目や、申込書に記載する情報の抽出条件を柔軟に変更可能です。
- Microsoft Teamsの通知先チャネルやメッセージ内容を、共有したいプロジェクトやチームに合わせてカスタマイズしてください。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft Excel、Microsoft Teams、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
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