OutlookでWordファイルを受信したら、PDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する
OutlookでWordファイルを受信したら、PDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信したWordファイルを、都度手作業でPDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたWordファイルのPDF変換からMicrosoft Teamsでの共有までを自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務へ集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取ったWordファイルを日常的にPDFへ変換・共有している方
- 手作業によるファイル変換や共有でのミスをなくし、業務効率を改善したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル変換、Teamsでの共有まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- WordからPDFへの変換漏れや、誤ったファイルを共有するといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、OneDrive、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いてオペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、分岐オペレーションを追加し、取得した添付ファイルがWordの場合のみ処理が進むよう分岐させます
- さらに、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
- 続けて、OneDriveの「ファイルをアップロード」を用いてダウンロードしファイルを指定フォルダにアップロードします。
- 次に、OneDriveの「ファイルをPDF形式でダウンロード」アクションでPDFに変換します。
- 続けて、OneDriveの「ファイルをアップロード」を用いて変換後のファイルを再度OneDriveにアップロードします。
- さらに、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、アップロードファイルからeTagを抽出します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルの情報やeTagを用いた添付ファイルの設定を行い、指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定値だけでなく、メールの件名や受信日時といった前のステップで取得した情報などを活用して、動的に設定することが可能です。これにより、ファイルが整理され管理がしやすくなります。
■注意事項
- Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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メールを受信したら
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タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
チャネルにメッセージが送信されたら
チャットにメッセージが送信されたら
カレンダーにイベントが登録されたら
チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら
特定のメッセージのスレッドに返信があったら
特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら
特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
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メールの添付ファイルの情報を取得する
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