Gmailの添付ファイルをDX Suiteで読み取りCSVデータとしてGoogle Driveに自動保存する
Gmailの添付ファイルをDX Suiteで読み取りCSVデータとしてGoogle Driveに自動保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの帳票ファイル、一つひとつ手作業でDX Suiteにアップロードしていませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルを自動でDX Suiteに連携し、読み取ったCSVデータをGoogle Driveへ保存する一連の流れを自動化できます。DX SuiteのAPIを利用した連携により、帳票処理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った帳票を、手作業でDX Suiteに登録している経理や営業事務の方
- DX SuiteのAPIを活用して、帳票の読み取りからデータ保存までを自動化したい方
- 定型的なデータ入力作業の手間を省き、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで添付ファイルを受信するだけで、DX Suiteでの読み取り、Google Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作が不要になるため、ファイルのアップロードミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、DX Suite、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 次に、DX Suiteの「読取ユニットを登録」アクションで、Gmailから取得した添付ファイルをアップロードします。
- DX Suiteでの読み取り完了後、「CSVをダウンロード」アクションで読み取り結果のデータを取得します。
- データ変換機能を用いて、Google Driveに保存する際のファイル名を任意の値に整形します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、DX SuiteからダウンロードしたCSVファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルの格納先フォルダを任意で指定することが可能です。
- フォルダの指定には、固定のフォルダIDを設定するだけでなく、メールの件名や受信日など、前段の処理で取得した情報を活用して動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、DX Suite、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得
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特定のメッセージを取得
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フローボットオペレーション
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