タスク管理を行う上でGoogle スプレッドシートは便利なツールでありますが、異なるタスク管理ツールと連携することで、さらなる効率化が見込めるでしょう。
Yoomを活用してGoogle スプレッドシートとAttioを連携することで、タスク管理の一元化が実現します。
手作業の手間を省くことができ、チーム間の情報共有を円滑に進めることができます。
本記事では、Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に、Attioにタスクを自動作成するフローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
こんな方におすすめ
- 営業チームやマーケティング部門など、異なるチームの情報共有に課題を感じている方
- データ入力やタスク登録の作業を自動化したい営業サポートスタッフ
- 異なるITツール間のデータ同期を検討しているチームリーダー
- タスクの一元管理を目指す営業マネージャー
- Google スプレッドシートとAttioを使用しており、それぞれを連携して更に業務効率化を図りたい方
Google スプレッドシートとAttioの連携メリットと具体例
1. タスク生成の自動化
手動で行うタスク情報の登録作業を省略することができるので、異なるアプリ間の作業が必要なくなります。
例えば、営業チームが新しいリード情報をGoogle スプレッドシートに記録した際、Attioに自動的に同内容のタスクが作成されます。
営業担当者は重要なリードを見落とす心配がなくなり、迅速な対応が可能になるので、チームの生産性向上につなげられるでしょう。
2. スムーズな情報共有
Google スプレッドシートとAttio双方のアプリで同じ情報を登録しているので、異なるアプリでタスク管理を行っている場合でも、情報共有・把握が迅速かつ円滑に進められます。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーン情報をGoogle スプレッドシートに記録すると、Attio内で営業チーム向けのタスクが自動的に作成されます。
営業チーム全体への情報共有が迅速になり、協力体制が強化できるでしょう。
連携不足により情報が遅れてタスク化されるような業務遅延も減少するかもしれません。
3. ヒューマンエラーの防止
この自動化フローを取り入れることで、タスクを手動作成する手順を省略できるため、データ入力ミスのリスクが軽減されます。
例えば、営業担当者が訪問予定の顧客情報をGoogle スプレッドシートに入力すると、入力した情報がそのままAttioに自動反映され、その情報をもとにタスクを生成します。
情報の自動反映により、転記ミスなどの人為的なエラーの発生を未然に防止できるでしょう。
Google スプレッドシートとAttioを連携してできること
Google スプレッドシートとAttioのAPIを連携させることで、データの入力から管理、情報共有までを自動化し、業務の効率化を実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成する
Google スプレッドシートで新しい行が追加された際に、その内容（タスク名・担当者・期限など）をもとにAttioに自動でタスクを作成します。
この連携により、
タスク情報の入力漏れや記録ミスを防ぎ、チーム全体で最新のタスク状況を把握できるようになります。さらに、Attio上でタスク管理や進捗確認を一元化することで、タスクの割り振りから進行・フォローアップまでの業務をスムーズに進めることが可能です。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Attioのリストエントリを削除する
Google スプレッドシートで既存の行が更新された際に、その内容に応じてAttioの該当リストエントリを自動で削除します。
この連携により、
不要なリストエントリの放置や管理ミスを防ぎ、チーム全体で最新のリスト状況を把握できるようになります。さらに、Attio上でリスト管理を一元化することで、データ整理からフォローアップまでの業務をスムーズに進めることが可能です。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Attioのリストエントリを削除する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Attioのリストエントリの削除するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成する方法
では、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、
こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- Google スプレッドシートとAttioをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とAttioの設定
- トリガーをON
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成するフローです。
ステップ1：Google スプレッドシートとzaicoをマイアプリ連携
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
まずはナビをご確認ください。
1．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下をご参照いただき、連携をお試しください。
2．Attioのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続よりAttioをクリックします。
Attioのログインフォームが出るので、権限をすべて許可しログインを行うと、マイアプリ登録が完了します。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が全て完了します。
ステップ2：Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成するフローです。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Attioにタスクを作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「行が追加されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報を取得した値として利用することが可能です。
取得した値は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「Create Task」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で『Linked Records』の「Object ID」や「Record ID」などの情報を入力します。
入力バーをクリックすると、以下の画面のようにアカウントから取得した内容が「候補」として展開され、この中から該当する情報を選択できます。
(4)「Status」はプルダウンから設定できます。
(5)その他の項目で入力バーをクリックすると、取得した値を選択できます。
例として、下記は前ステップから取得した値【Deadline】、【Content】の情報を引用したものです。
(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下は一例として、自動化フローを活用してGoogle スプレッドシートで行を追加後に、タスクが自動作成された際のAttioのTasks画面です。
（テストとして任意の情報を登録しており、【Deadline】、【Content】の情報がAttioに反映されているものです。）
