Google スプレッドシートとAttioを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらAttioのレコードを削除する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとAttioをマイアプリ連携

Google スプレッドシートとAttioをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

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検索窓に「Google スプレッドシート」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle スプレッドシートが追加されます。これでGoogle スプレッドシートの登録は完了です。
同様に、Attioも登録してみましょう。

まず「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Attio」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Attioのアプリ登録も完了です。

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ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Google スプレッドシートで行が更新されたらAttioのレコードを削除する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると下記の画面がでてきます。これでテンプレートのコピーが完了しました。
もし出てこない場合は、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

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ステップ3：Google スプレッドシートの準備

テンプレートのコピーが終わったら、次にGoogle スプレッドシートの準備をします。
ご自身のGoogleアカウントでGoogleスプレッドシートを開き、下記のような表をつくりましょう。

「Object ID」と「Record ID」について説明します。いずれもAttioの画面から取得します。

【Object ID】

Attioの画面を開き、左側のメニューの「Record」から自身のつくったファイルをクリックします。
※下記の画面では、例として「People」というファイルを開いています。

その後に出てくる、ブラウザの上にあるURLの「view/」のあとから続く文字列が「Object ID」です。

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【Record ID】

上記の画面の表の中にあるいずれか1つの項目をクリックし、下記の画面を出します。
この画面の上にあるURLの「person/」から「/activity」までに並んでいる文字列が「Record ID」です。

この2つのIDを取得し、Googleスプレッドシートに入力できれば準備は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートのトリガーを設定

次にGoogleスプレッドシートのトリガーを設定します。
テンプレートをコピーしたときの下記の画面を開き、「行が更新されたら」という部分をクリックします。

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クリックをすると下記の画面が出てきますが、このページでの操作は基本的にありません。
ご自身のGoogleアカウントが設定されているか確認をしたら「次へ」をクリックして進みましょう。

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次に出てくる画面ではいくつか操作をしていきます。
まずは「トリガーの起動間隔」です。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

その下にあるのが「スプレッドシートID」です。
欄をクリックすると下記画像のようにスプレッドシートの候補が出てきます。
「ステップ3」で作成したスプレッドシートを選択しましょう。

その後、その下にある欄でどのシートが該当するか「シートID」を選択します。

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次にテーブルの範囲を設定します。
スプレッドシートに文字や数字が入力されている範囲を入力します。

今回の場合は下記のように「A列からD列」が範囲となるのでそのように入力します。

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次に「一意の値が入る列」と「更新を検知したい列」を入力します。

今回の場合は前者をA、後者をCとして入力します。

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最後に「テスト」という青いボタンをクリックし、テスト成功となればこのステップは完了です。
ページ最下の「保存する」ボタンをクリックしましょう。

ステップ5：Attioとの連携を設定

次にAttioとの連携を設定します。下記の画面で「Delete Record」をクリックします。

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このページでの操作は基本的にありません。
下の「次へ」をクリックして進みましょう。

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次の画面では、「Object ID」と「Record ID」を入力します。
ステップ3で取得したIDを入力しましょう。

下記画像のように、欄をクリックすると、選択のタブが出てきます。
該当する選択肢を選んで入力できます。

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その後、テストを実行し、「テスト成功」と出ればこのステップは完了です。
その下の「保存する」をクリックしましょう。

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最後に下記の「トリガーをON」をクリックしてトリガーをONにします。
これで全てのステップは完了です。

Google スプレッドシート・Attioを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとAttioを使った自動化の例がYoomにはたくさんあります。ここでは、その中からいくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されると、Attioのレコードも更新されるテンプレートです。

Google スプレッドシートの行が更新されるとAttioのレコードも更新することができ、ツール間の情報の整合性を保ちます。Google スプレッドシートの情報をAttioにも連携している場合、手動による情報更新も不要となり、業務を効率化できます。

2.Google スプレッドシートにタスクが追加されると、Attioへもタスク追加でされるテンプレートです。

Google スプレッドシートの行にタスクが追加された際に、Attioへのタスク追加も自動でされるので、ツール間の更新が容易に行えます。Google スプレッドシートは特定のファイルやシートを任意で指定して使うことができるため、業務に応じてカスタマイズが可能です。

3.Google スプレッドシートに情報が追加されたら、Outlookでメールを送付するテンプレートです。

Google スプレッドシートに情報が追加されたら、内容を引用してOutlookでメールを送付し、情報の共有を円滑に行います。Googleスプレッドシートに情報が追加された段階でチームや顧客にリアルタイムでメールを送れます。

まとめ

以上のように、Google スプレッドシートとAttioを連携させ自動化させることで、データ管理の効率化と精度向上が実現できます。

会社にとって顧客管理は重要です。しかし、複数のツールを使い分けて情報を管理していると、社員のリソースは奪われ、情報を更新する際にミスが発生する可能性もあります。

この記事で紹介した自動化を導入すると、ツール間の重複データが削減され、社員の手作業が少なくなることで社内のリソースを確保できます。そして常に最新のデータを維持できるので、業務のパフォーマンスはより向上していくでしょう。また、不要な情報やデータも削減できるため、セキュリティの強化やツールリソースの最適化といったメリットも期待できます。

この記事で紹介した手順を参考に、ぜひGoogle スプレッドシートとAttioの連携による自動化を進めてみてください。