Google スプレッドシートとMakeLeapsを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらMakeLeapsの連絡先を更新する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとMakeLeapsをマイアプリ連携する

Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomのページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。

2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウント選択画面でアカウントを選択し、ログイン後に問題がなければ「続行」をクリックします。

3.続いてMakeLeapsをマイアプリ登録します。
Google スプレッドシートの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「MakeLeaps」と入力し、検索結果からMakeLeapsを選択します。

4.次の画面で「こちらのページ」をクリックすると、ログイン画面に移行します。ログインして、APIキーを発行してください。

5.APIキーの発行が完了したら、以下の画面で必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとMakeLeapsが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のMakeLeapsのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsの連絡先を更新する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「スプレッドシートID」と「シートID」は、候補から選択してください。
入力欄をクリックすると、自動で連携しているアカウントの候補が表示されます。候補を選択することで入力が完了します。

5.入力が完了したら「テスト」実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

6.次にMakeLeapsの設定をしましょう。
アプリと連携する「連絡先を作成」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。
Google スプレッドシートで設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

8.最後に、MakeLeapsで発行された値を、Google スプレッドシートに登録します。
テンプレート内容が表示された画面で、データベースを操作する「レコードを更新する」をクリックしてください。
表示された画面で、Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。

9.MakeLeapsから取得した値をGoogle スプレッドシートに登録します。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「候補」から設定できます。

10.更新したいレコードの条件を設定します。
左の枠には、一意の値を持つGoogle スプレッドシートの列の項目を設定します。右の枠に、アウトプット「行が追加されたら」の中から対応する項目を選択します。
ここで設定した条件をもとに、Google スプレッドシートに登録されているプロジェクトをYoomが探します。※今回は、以下画像のように設定しました。

11.次に、更新後のレコードの値を設定します。
※MakeLeapsから取得した値を更新するので、MakeLeapsのアウトプット「連絡先を作成」を使用して設定します。

12.設定が完了したら「テスト」をクリックし、「保存する」ボタンをクリックしてください。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとMakeLeapsの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のGoogle スプレッドシートとMakeLeapsを使った自動化例

その他にもYoomにはGoogle スプレッドシートとMakeLeapsを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに商品を作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに商品を作成するフローです。このフローを利用することで、入力作業を減らすことができ、さらに商品登録の作業がスピーディーかつ効率的に行うことができるため、業務効率の向上が期待できます。

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2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに取引先を作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに取引先を作成するフローです。このフローを利用することで、データ入力作業が削減され、手作業での入力ミスのリスク低減が期待できます。また、スピーディに情報が反映されるため、最新の取引先情報を確認できるようになります。業務効率が向上するだけでなく、円滑な顧客管理が可能になるでしょう。

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3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、MakeLeapsの書類を送付する
Google スプレッドシートで行が更新されたら、MakeLeapsの書類を送付するフローです。このフローを利用することで、行が更新されるたびに自動で書類が送付されるため、送付作業を手動で行う手間が省け、ヒューマンエラーの減少と業務の効率化が期待できます。更新されたデータがすぐに反映されるので、顧客への対応がスピーディになるでしょう。

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まとめ

今回は、Google スプレッドシートとMakeLeapsを連携させ、Google スプレッドシートで行が更新されたら、MakeLeapsの連絡先を更新する方法をご紹介しました。
Google スプレッドシートとMakeLeapsの連携により、データ管理の効率化やヒューマンエラーの防止を実現できるでしょう。さらに、手動作業の削減やタイムリーな情報共有が可能になることで、チーム内での正確な情報共有もスピーディーになり、業務全体の生産性向上が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
本記事で紹介した方法を活用し、顧客情報の管理を自動化して、ビジネスの成長につなげてください。