Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する）を入力して検索します。表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「行が追加されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

［設定方法］

必須項目を入力してテストを実行してください。
※入力欄下部に入力内容の補足が記載されています。

• スプレッドシートのテーブル（表）に行が追加されたらフローボットを起動します。
• シートの1行目から必ず値を入れてください。
• シートのデータ量が4MBより大きい場合、エラーが発生することがあります。
• テーブル（表）内に空の行や列を含めないでください。
• 利用プラン毎に設定可能なテーブル（表）の範囲に上限があります。

- フリー: 500行
- ミニ: 2,500行
- チーム: 5,000行
- サクセス: 10,000行
- スタンダード: 5,000行
- プロ: 5,000行

テスト結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押します。
そうすると、最初の連携フロー画面に戻るので「行が追加されたら」の横についていたエラーマークが消えているのを確認してください。
ここでエラーマークが消えていない場合は設定がうまくできていない状態になります。

次は「スペースにメッセージを送信」の設定です。
先ほどと同様に必要事項を入力して設定していきます。連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押下してください。

画面が遷移すると以下のような画面が表示されるので、必須項目となっている「スペースID」「キー」「トークン」「メッセージ内容」をすべて記入します。入力欄直下に各項目についての補足が記載されているので、確認しながら進めてみてください。

スペースID
→GoogleチャットURL内の「/space/」以降の文字列がスペースIDとなります。例）AAAA3b8XTvw

キー
→「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「key=」以降の文字列を記載してください。

トークン
→「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「token=」以降の文字列を記載してください。その際、末尾の「%3D」は削除してください。

メッセージ内容
→送信したいメッセージ内容を任意で設定してください。

必須項目への入力が完了したら、「テスト」を押下することで出力のテストが可能です。結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押下し、最初の画面に戻ります。

［注意事項］

・特定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
・設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
・メンションの設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。

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最後に「行が追加されたら」の横にあるトリガー設定をONにしてください。

これで「Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する」テンプレートの設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！

Google スプレッドシートやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとGoogle Chatのその他の自動化例

Google Chatで投稿後にGoogle スプレッドシートを更新したり、特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加することができます。
CSVがアップロードされたら、新しいGoogle スプレッドシートに変換しGoogle Chatに通知することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する

メッセージの転記作業を自動化することでヒューマンエラーの防止をすることができ、業務の効率化を図ることができます。

受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する

受信した内容を抽出し、Google スプレッドシートに追加することで、メールの重要情報を一元管理することが可能となります。

Google スプレッドシートで行が更新されたら登録情報を削除する

Google スプレッドシートで行が更新されると、登録していた情報を削除できるフローボットです。

Google Chatを活用した自動化例

Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容を追加する

メッセージの転記作業や要約が自動化されることで、手動作業が不要となり、情報の蓄積を効率化することが可能です。

情報が追加されたら、Google Chatに通知する

新規の情報が登録されたら、Google Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。

Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: データ更新のアーカイブ化

データの更新履歴を自動的にアーカイブ化することで、<span class="mark-yellow">どのタイミングでデータを追加したのかがGoogle Chat上に記録として残り、後から簡単に参照することが可能となるでしょう。</span>
これは特に複数のメンバーが関与するプロジェクトで有用です。
プロジェクトの進捗状況やデータの変更履歴を明確に追跡できるため、過去のデータに基づいた正確な判断が可能となり、業務の透明性が向上します。
また、万が一のトラブルや誤りが発生した場合でも過去の履歴を参照することで迅速な問題解決が可能です。

メリット2:通知の自動化

通知の自動化は<span class="mark-yellow">手動で通知を送る手間が省けるだけでなく、通知漏れやタイムラグを防ぐこともできるので人的ミスの軽減が期待できます。</span>
また、通知のカスタマイズが可能で、特定の条件に基づいて通知を送る設定も行えるため、必要な情報だけを受け取れるようになるでしょう。
これにより、重要な情報を見逃すことなく、迅速に対応することができ、業務全体のスピードアップと生産性向上に寄与します。
通知の自動化は、日々の業務負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を整えることにもつながります！

まとめ

この記事ではGoogle スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する方法について画像付きで詳しく解説しました。
この自動化連携によりGoogle スプレッドシートの更新が即座にGoogle Chatで共有できるため、情報共有の遅れや抜け漏れを防ぐことができます。
Yoomを使って簡単に設定できるのでノーコードで業務の自動化を試してみたいという方におすすめの内容となっています。
ぜひこの記事を参考にして、Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携にチャレンジしてみてください！