【簡単設定】Google DriveのデータをGoogle Chatに自動で連携する方法

「Google Driveに新しいファイルをアップロードするたびに、Google Chatで関係者に通知するの面倒…」
「ファイル名や共有リンクを手作業でコピー＆ペーストするのは大変だし、通知を忘れてしまうこともある…」
このように、Google DriveとGoogle Chatを使った情報共有で手作業による手間やミスにお悩みではありませんか？
もしGoogle Driveにファイルが追加された際、その情報が自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されますね。情報共有の漏れや遅れを防ぎ、チーム全体の業務をよりスムーズに進めることができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに業務効率化を実現できますので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle DriveとGoogle Chatを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

Google DriveとGoogle Chatを連携してできること

Google DriveとGoogle ChatのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する通知業務などを自動化し、業務の手間を削減することができます。
Yoomではこれらの連携をノーコードで実現するためのテンプレートを多数ご用意しており、アカウント登録後すぐにお試しいただけます。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

Google Driveの特定フォルダに新しいファイルが追加された際、そのファイル名やリンクをGoogle Chatに自動通知するフローです。
関係者への情報共有を迅速に、漏れなく行うことができます。手動での通知作業が不要になり、ファイル共有のスピードと確実性が向上しますね。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する

請求書や契約書などのPDFファイルがGoogle Driveにアップロードされた際、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルを開かなくても内容の概要を把握できるため、確認作業の時間を短縮し、迅速な対応が可能になるでしょう。

Google DriveとGoogle Chatの連携フローを作ってみよう

それでは実際に、Google DriveとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務自動化を実現できるツールYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google Chat
[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はGoogle Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Google DriveとGoogle Chatのマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定、Google Chatのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google DriveとGoogle Chatのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google DriveとYoomのマイアプリ登録
上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法をご参照ください。‍

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍ステップ3：Google Driveのトリガー設定

準備として、Google Driveのフォルダにテスト用ファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを格納しました。

用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Google Chatのアクション設定

先ほど取得したGoogle Driveのファイル情報をGoogle Chatで通知します。
「メッセージを送信」をクリックしましょう。

ステップ3と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。タイトルは任意で変更しておきましょう。

API接続設定に移るので、まずスペースのリソース名を候補から選択してください。

次にメッセージ内容を入力しましょう。
固定の文章や、Google Driveから取得した値などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※メンションも可能です。Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法
設定が完了したらテストしてください。

成功したら保存しましょう。

Google Driveのファイル情報が、Google Chatのスペースに届きました！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する方法でした！

Google ChatのデータをGoogle Driveに連携したい場合

今回はGoogle DriveからGoogle Chatへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle ChatからGoogle Driveへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チャットでのやり取りを起点としたファイル管理業務などを自動化し、さらなる効率化を図ることができます。

ステップ1：Google Chatのトリガー設定

ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！

• タイトル：任意設定
• トリガーアクション：「スペースにメッセージが送信されたら」を選択

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

次に、Yoomでの設定テストを行います。テストを行う際はトリガーとなるメッセージが必要です。以下のように、Google Chatでメッセージを送信してみてください。
この際、Google Driveのフォルダ名にしたいワードなどを含めることをおすすめします。

テストが成功すると取得した値が表示され、先ほど送信したGoogle Chatのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！

ステップ2：テキストの抽出設定

Google Chatのメッセージから、フォルダ名として使うテキストの抽出設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。

続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
※「変換タイプ」は、「変更する」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更可能です。この際実行するタスク数が異なるため注意が必要です。
なお、今回は短い言葉を抽出するためデフォルトの設定で問題ありません。

次に、詳細を設定へ進みます。
「対象のテキスト」を取得した値から選択してください。取得した値を使用することで、毎回最新のメッセージからテキストを抽出できます。

「抽出したい項目」には、 Google Driveでのフォルダ作成を想定し、フォルダ名にしたいものを手動で入力します。
「指示内容」は必要に応じて設定してください。

テストを実行し、成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Google Driveのアクション設定

Google Chatから抽出したテキストを使って、Google Driveにフォルダを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「フォルダを作成する」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

次に、API接続設定です。
「フォルダ名」を、取得した値から選択します。

「作成先のフォルダID」は、候補から選択してください。

テストを実行し、Google Driveにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。

Google DriveやGoogle Chatを活用したその他の自動化テンプレート

Google DriveやGoogle Chatを組み合わせると、ファイル管理やチームへの情報共有がスムーズになります。

日常的な作業を自動化することで、転記や通知の負担を減らし、業務の効率化につなげられます。

Google Driveを使った便利な自動化例

Google Driveに保存されたファイルを活用すれば、バックアップやOCR処理、権限付与などの業務を自動化できます。ファイル管理にかかる手間を減らし、整理や共有を効率的に行うことで、チーム全体の業務を支援できます。

Google Chatを使った便利な自動化例

Google Chatはチームでのやり取りを円滑にするコミュニケーションツールです。通知を自動化すれば、フォームの回答やメールの内容、データベースの更新などを見逃さず共有できます。これにより、作業の手間を省きつつ重要な情報をすぐに確認できる環境が整います。

こんな方におすすめ

• Google ChatとGoogle Driveをそれぞれ活用している方
• プロジェクト管理において、フォルダ作成の手間やミスを削減したい担当者
• ファイル整理をスムーズにし、チームの情報共有を効率化したいチームリーダー
• Google Chatと他ツールを連携して、業務を自動化したいIT担当者

Google ChatとGoogle Driveの連携メリットと具体例

メリット1:Google Driveにフォルダを自動作成して作業負担を軽減

Google ChatとGoogle Driveを連携することで、Google Chatでメッセージを投稿すると、Google Driveにフォルダが自動作成されます。
例えば、新しい顧客案件を受注した場合、あらかじめ設定しておいた特定のメッセージを投稿すると、自動的に新しい案件のフォルダが作成されます。
これにより、担当者は他の業務に集中でき、業務の生産性向上が期待できます。

メリット2:Google Driveへのフォルダ自動作成によるヒューマンエラーの防止

Google ChatとGoogle Driveの連携によって、あらかじめ設定したルールに従ってフォルダを作成できるため、ミスを防ぐことができます。
例えば、プロジェクトリーダーがプロジェクトの開始メッセージをGoogle Chatに投稿した場合、Google Driveにあらかじめ設定したルールに従ってフォルダを自動作成できるため、作成漏れや誤った命名などを防げます。
これにより、人の手を介さずにフォルダを作成できるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

メリット3:自動フォルダ作成による情報共有の効率化

Google ChatとGoogle Driveを連携すると、特定のメッセージをGoogle Chatに送信するだけでフォルダが作成され、指定したメンバーと共有できます。
例えば、Google Chatであらかじめ設定した特定のメッセージを送ると、自動で会議用のフォルダを作成し、会議メンバー全員と共有できます。
これにより、情報共有を効率化することで、チームの連携強化が期待できます。

まとめ

Google DriveとGoogle Chatの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル共有の通知や関連情報の転記といった定型業務から解放されますね。
これにより、ヒューマンエラーのない迅速かつ正確な情報共有を実現できるでしょう。担当者は通知漏れや共有遅延といった心配がなくなり、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！