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「Google Driveに新しいファイルをアップロードするたびに、Google Chatで関係者に通知するの面倒…」
「ファイル名や共有リンクを手作業でコピー＆ペーストするのは大変だし、通知を忘れてしまうこともある…」
このように、Google DriveとGoogle Chatを使った情報共有で手作業による手間やミスにお悩みではありませんか？
もしGoogle Driveにファイルが追加された際、その情報が自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されますね。情報共有の漏れや遅れを防ぎ、チーム全体の業務をよりスムーズに進めることができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに業務効率化を実現できますので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle DriveとGoogle Chatを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google DriveとGoogle Chatを連携してできること
Google DriveとGoogle ChatのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する通知業務などを自動化し、業務の手間を削減することができます。
Yoomではこれらの連携をノーコードで実現するためのテンプレートを多数ご用意しており、アカウント登録後すぐにお試しいただけます。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
Google Driveの特定フォルダに新しいファイルが追加された際、そのファイル名やリンクをGoogle Chatに自動通知するフローです。
関係者への情報共有を迅速に、漏れなく行うことができます。手動での通知作業が不要になり、ファイル共有のスピードと確実性が向上しますね。
■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する
請求書や契約書などのPDFファイルがGoogle Driveにアップロードされた際、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルを開かなくても内容の概要を把握できるため、確認作業の時間を短縮し、迅速な対応が可能になるでしょう。
■概要 Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でテキストをコピーして関係者に通知するといった業務に手間を感じてはいないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
この一連の作業は、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRがファイルの内容を自動で読み取り、指定のGoogle Chatに通知する処理を自動化して、これらの課題を解消します。
Google DriveとGoogle Chatの連携フローを作ってみよう
それでは実際に、Google DriveとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務自動化を実現できるツールYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google Chat
[Yoomとは]フローの作成方法
今回はGoogle Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：Google DriveとGoogle Chatのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google DriveとYoomのマイアプリ登録
上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
準備として、Google Driveのフォルダにテスト用ファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google Chatのアクション設定
先ほど取得したGoogle Driveのファイル情報をGoogle Chatで通知します。
「メッセージを送信」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。タイトルは任意で変更しておきましょう。
API接続設定に移るので、まずスペースのリソース名を候補から選択してください。
次にメッセージ内容を入力しましょう。
固定の文章や、Google Driveから取得した値などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
※メンションも可能です。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Google Driveのファイル情報が、Google Chatのスペースに届きました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する方法でした！
Google ChatのデータをGoogle Driveに連携したい場合
今回はGoogle DriveからGoogle Chatへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle ChatからGoogle Driveへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チャットでのやり取りを起点としたファイル管理業務などを自動化し、さらなる効率化を図ることができます。
■概要 Google Chatで受けた依頼内容を都度確認しながら、Google Driveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に抜け漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをトリガーとして、Google Driveに自動でフォルダを作成する仕組みを構築できます。手作業による負担を減らし、依頼内容に基づいたフォルダ管理を円滑に進めることが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ1：Google Chatのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
次に、Yoomでの設定テストを行います。
テストを行う際はトリガーとなるメッセージが必要です。
以下のように、Google Chatでメッセージを送信してみてください。
この際、Google Driveのフォルダ名にしたいワードなどを含めることをおすすめします。
テストが成功すると取得した値が表示され、先ほど送信したGoogle Chatのデータが確認できます。
「保存する」をクリックして完了です！
