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「Google Driveに新しいファイルをアップロードするたびに、Google Chatで関係者に通知するの面倒…」
「ファイル名や共有リンクを手作業でコピー＆ペーストするのは大変だし、通知を忘れてしまうこともある…」
--このように、Google DriveとGoogle Chatを使った情報共有で手作業による手間やミスにお悩みではありませんか？
もし<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが追加された際、その情報が自動でGoogle Chatの指定したスペースに通知される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されますね。情報共有の漏れや遅れを防ぎ、チーム全体の業務をよりスムーズに進めることができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに業務効率化を実現できますので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとGoogle Chatを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとGoogle ChatのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する通知業務などを自動化し、業務の手間を削減することができます。
Yoomではこれらの連携をノーコードで実現するためのテンプレートを多数ご用意しており、アカウント登録後すぐにお試しいただけます。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Google Driveの特定フォルダに新しいファイルが追加された際、そのファイル名やリンクをGoogle Chatに自動通知するフローです。
<span class="mark-yellow">関係者への情報共有を迅速に、漏れなく行う</span>ことができます。手動での通知作業が不要になり、ファイル共有のスピードと確実性が向上しますね。
請求書や契約書などのPDFファイルがGoogle Driveにアップロードされた際、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するフローです。
<span class="mark-yellow">ファイルを開かなくても内容の概要を把握できるため、確認作業の時間を短縮し、迅速な対応が可能になる</span>でしょう。
それでは実際に、Google DriveとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務自動化を実現できるツールYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、早速連携を進めていきましょう。まず、右上の検索窓からGoogle Driveを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogle Driveのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Chat（OAuth）を検索しましょう。Google Driveと同様に「Sign in with Google」をクリック。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法を参考にClient IDとClient Secretを入力し「登録する」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、Google Driveのフォルダにテスト用ファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
先ほど取得したGoogle Driveのファイル情報をGoogle Chatで通知します。
「メッセージを送信」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。タイトルは任意で変更しておきましょう。
API接続設定に移るので、まずスペースのリソース名を候補から選択してください。
次にメッセージ内容を入力しましょう。
固定の文章や、Google Driveから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。通知したい形式で設定してみてください。
設定が完了したらテストします。
成功したら保存しましょう。
Google Driveのファイル情報が、Google Chatのスペースに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する方法でした！
今回はGoogle DriveからGoogle Chatへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle ChatからGoogle Driveへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チャットでのやり取りを起点としたファイル管理業務などを自動化し、さらなる効率化を図ることができます。
Google Chatで新規案件に関するやり取りがあった際、そのメッセージ内容から案件名などの情報を抽出し、Google Driveに関連資料を保管するためのフォルダを自動作成するフローです。
<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ作成の手間を省き、命名規則の統一や作成漏れの防止ができるため、スムーズな情報管理体制の構築</span>に役立ちます。
「#フォルダ作成」といった特定のキーワードを含むメッセージがGoogle Chatに投稿された場合のみ、そのメッセージ内容にもとづいてGoogle Driveにフォルダを自動作成するフローです。
<span class="mark-yellow">必要な時だけ自動化を実行できるため、意図しないフォルダが乱立するのを防ぎ、より意図した形でのファイル管理を実現</span>します。
Google DriveやGoogle Chatを組み合わせると、ファイル管理やチームへの情報共有がスムーズになります。日常的な作業を自動化することで、転記や通知の負担を減らし、業務の効率化につなげられます。
Google Driveに保存されたファイルを活用すれば、バックアップやOCR処理、権限付与などの業務を自動化できます。ファイル管理にかかる手間を減らし、整理や共有を効率的に行うことで、チーム全体の業務を支援できます。
Google Chatはチームでのやり取りを円滑にするコミュニケーションツールです。通知を自動化すれば、フォームの回答やメールの内容、データベースの更新などを見逃さず共有できます。これにより、作業の手間を省きつつ重要な情報をすぐに確認できる環境が整います。
Google DriveとGoogle Chatの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有の通知や関連情報の転記といった定型業務から解放</span>されますね。
これにより、ヒューマンエラーのない迅速かつ正確な情報共有を実現できるでしょう。担当者は通知漏れや共有遅延といった心配がなくなり、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のファイルが追加された時だけ通知できますか？
A：分岐設定を追加することで可能です。分岐条件を「ファイル名が特定のキーワード(または拡張子)を含む場合」に設定することで、特定のキーワードや拡張子を含む場合のみ通知するフローを作成することができます。
Q：共有ドライブのファイル追加でも連携できますか？
A：可能です。普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
Q：通知先を特定のスレッドに設定できますか？
A：可能です。Google Chatのアクションを「スレッドにメッセージを送信」に変更して設定してください。
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