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「ClickUpで新しいタスクを作成したら、内容を確認してZoomでミーティングを設定している…」
「タスク名や担当者情報をZoomに手作業でコピー＆ペーストしており、手間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、プロジェクト管理ツールであるClickUpと、Web会議ツールのZoomを併用する中で、二つのツール間の情報連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ClickUpでタスクを作成するだけで、関連するZoomミーティングが自動で設定される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、タスク管理とミーティング設定の連携を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ClickUpとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ClickUpとZoomのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、ClickUpでのタスク作成をトリガーにしてZoomのミーティングを自動で作成したり、特定の条件に合致したタスクの場合のみミーティングを設定したりと、業務の状況に応じた柔軟な自動化が可能になります。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、効率化できそうだと感じるものがあれば、ぜひクリックしてみてください！
ClickUpで新しいタスクが作成されるたびに、そのタスク情報を基にしてZoomで会議を自動的に作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスク作成から会議設定までの一連の流れがシームレスにつながり、手動での会議設定にかかる時間や手間を削減</span>できます。
タスク名や詳細から必要な情報を抽出して会議の議題に設定することも可能で、会議準備の効率を向上させます。
ClickUpで作成されたタスクの中でも、特定の条件を満たしたものだけを対象にZoomで会議を自動作成する連携です。
例えば「打ち合わせ」というラベルが付いたタスクや、特定の担当者が割り当てられたタスクが作成された場合のみ、自動で会議を設定するといった運用が可能になります。
これにより、<span class="mark-yellow">不要な会議が自動で作成されるのを防ぎ、本当に必要な会議設定だけを効率的に自動化</span>できるため、より実用的な業務フローを構築できます。
それでは、実際にClickUpとZoomを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使って設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「ClickUpでタスクが作成されたら、Zoomで会議を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録します。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ClickUpでタスクが作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するClickUpのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
team_idなど入力項目が表示されるので、以下のように表示される候補から選択しましょう。
「テスト」をクリックし、テストが成功しているか確認します。
確認後「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるため、ClickUpで実際にタスクを作成します。
ClickUpでタスクを作成したらYoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値にメッセージの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
作成したタスクの情報を取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するClickUpのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
task_idにClickUpから取得した値を用いて「タスクID」を入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力ができたら「テスト」をクリックし、内容を確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックし、次の設定に進みます。
取得したClickUpのタスクからZoomミーティングを作成するため情報を取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。
必要に応じて変更を行ってください。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のように、ClickUpから取得した値より「タスク内容」を選択しましょう。
抽出項目には以下のように入力しました。
指示内容には抽出に使用するAIに指示を入力することができます。
Zoomでミーティングを作成するため、以下のように日付の形式を指定することをおすすめします。
入力ができたら「テスト」をクリックし、実際に抽出できているか確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
Zoomでミーティングを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するZoomのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メールアドレスはZoomにログインする際のメールアドレスを入力しましょう。
トピックにはClickUpから取得した値の「タスク名」を選択しました。
パスワードは任意で設定しましょう。
会議の説明も任意で入力します。
開始日時には抽出したデータから、日付と開始時刻を選択し入力しましょう。
会議時間にも抽出した値から「会議時間」を選択し入力します。
「テスト」をクリックし実際にZoomでミーティングが作成されたか確認します。
▼作成されたミーティング
ClickUpのタスクのコメントに、Zoomミーティングの詳細情報を追加するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するClickUpのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
task_idには以下のようにClickUpから取得した値から入力しましょう。
comment_textには以下のように「会議リンク」や「ID」など取得した値を用いて内容を入力しました。
「テスト」をクリックし、テストが成功しているか確認しましょう。
実際にClickUpのタスクもコメントが追加されているか確認し、確認ができたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はClickUpからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomでのアクションをきっかけにClickUpのタスクを操作したい場合には、下記のテンプレートもご利用いただけます。ミーティング後のフォローアップ業務などを効率化できますので、ぜひご活用ください。
Zoomで新しいミーティングが作成されたタイミングで、そのミーティング情報を基にClickUpにタスクを自動で作成する連携です。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">ミーティングの議題や参加者情報をClickUpのタスクとして自動で登録し、議事録の準備や関連資料の共有といった事前準備のタスク化を徹底</span>できます。ミーティング情報を加工してタスクを生成することも可能で、アクションの抜け漏れを防ぎます。
Zoomで作成されたミーティングの中から、タイトルに特定のキーワードが含まれるなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを対象に、ClickUpのタスクを自動で作成する連携です。
例えば「プロジェクト定例」や「顧客名」といったキーワードを含むミーティングが作成された場合のみタスクを生成することで、<span class="mark-yellow">重要な会議に関連するアクションアイテムだけを的確にタスク化</span>し、プロジェクトの進捗管理をより円滑に進めることができます。
Yoomでは、ClickUpとZoomに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ClickUpとZoomでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
ClickUpでタスクが作成されたら、Slackへの通知やOutlookでのメール送信で情報共有を自動化できます。
Trelloへのカード作成、GitHubへの課題追加、Zendeskへのチケット作成など、他の業務ツールとの連携も可能。
スプレッドシートやSharePointへのデータ追加、Google Meetでの会議スペース作成も自動で行えます。
Zoomは、ミーティング終了をトリガーに、議事録の作成・共有を自動化します。
会議の文字起こしや議事録をNotionやGoogle Driveに保存したり、SlackにレコーディングURLや要約を通知したりできます。
GmailやOutlookへの議事録送信、Trelloへのタスク登録、Googleカレンダーへのリンク追記など、多岐にわたる連携が可能です。
ClickUpとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク作成後のミーティング設定や、その逆のミーティング情報に基づくタスク起票といった一連の業務を効率化し、情報転記のミスや対応漏れといったヒューマンエラーを削減することができます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、会議の内容そのものやプロジェクトの推進といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に構築することが可能です。
もしClickUpとZoomの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：担当者ごとにZoomアカウントを使い分けられますか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」を使用することで「Aさんがタスクを作成したらAさんのZoomアカウントでミーティングを作成」「Bさんがタスクを作成したらBさんのZoomアカウントでミーティングを作成」のように、担当者によって使い分けることができます。
分岐の設定についてはこちらをご確認ください。
Q：この連携にかかる具体的なコストは？
A：今回ご紹介した自動化例はフリープランで月20件までお試しいただけます。
毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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