Zoomのミーティングが終了したら議事録を作成しTrelloに登録する

■概要

Zoomでのミーティング後、議事録の作成やTrelloへのタスク登録に手間を感じていませんか？特に、録画データのダウンロード、文字起こし、要約、そしてTrelloへの転記といった一連の作業は、時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、議事録の自動作成からTrelloへのカード登録までを一気通貫で自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティングが多く、議事録作成と共有に時間を要している方
• Trelloをタスク管理に利用しており、ミーティング内容の登録を効率化したい方
• 手作業による情報転記ミスを減らし、業務の正確性を向上させたいチーム

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の議事録作成、Trelloへのカード登録が自動化され、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による文字起こしの誤りや、Trelloへの情報転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、ミーティングの録画情報を取得します。
4. さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルから音声をテキスト化します。
6. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定の条件で要約します。
7. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、要約された議事録内容などをTrelloの指定したボードに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、文字起こしされたテキスト全体から、特定のキーワードを含む部分のみを抽出するなど、任意の条件で要約内容をカスタマイズできます。
• Trelloの「新しいカードを作成」アクションでは、カードを作成するボードやリストを任意で指定できます。また、カードのタイトルや説明欄に、ZoomミーティングのタイトルやAIによって要約された内容といった前段階で取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。

■注意事項

• Zoom、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。