「Googleフォームで申し込みが来たら、すぐにZoho Mailで関係者に通知したい」
「フォームの回答内容を1件ずつZoho Mailに手作業で転記していて、時間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、GoogleフォームとZoho Mailを連携させる際の手作業に非効率さや課題を感じていませんか？
もしGoogleフォームに新しい回答が送信された際、その内容をZoho Mailで自動送信する仕組みがあればこうした日々の定型業務から解放されますね。
その結果、より迅速で正確な情報共有を実現し、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保することができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
GoogleフォームとZoho Mailを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームが送信されたら、Zoho Mailで通知する
試してみる
GoogleフォームとZoho Mailの連携フローを作ってみよう
それでは早速、実際にGoogleフォームとZoho Mailを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Zoho Mail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は
Googleフォームが送信されたら、Zoho Mailで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとZoho Mailのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびZoho Mailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームが送信されたら、Zoho Mailで通知する
試してみる
ステップ1：GoogleフォームとZoho Mailのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
また、Zoho Mailについては以下のZoho CRMと同じ手順で連携可能です。
Zoho CRMのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームが送信されたら、Zoho Mailで通知する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
はじめにテスト用フォームを作成して、ご自身で回答しておきましょう。
今回は例として申込フォームを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにフォームIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値は次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。
その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加できます。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法もあわせてご確認ください。
ステップ4：Zoho Mailのアクション設定
先ほど取得したGoogleフォームの回答内容を、Zoho Mailで送信します。
「メールを送信」をクリックしましょう。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「メールを送信」のまま「次へ」をクリック。
まず、アカウントIDを候補から選択しましょう。
次に送信者・受信者それぞれのメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定もできます。
続けて件名とメール本文を入力しましょう。
Googleフォームから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容が反映されます。
あとは任意で以下の項目をプルダウンから選択していきましょう。設定が完了したらテストします。
成功したら保存してください。
連携したZoho Mailアドレスから、Googleフォームの回答内容が送信されました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームが送信されたら、Zoho Mailで通知する方法でした！
GoogleフォームとZoho Mailを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、GoogleフォームとZoho Mailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GoogleフォームとZoho Mailでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleフォームを活用したその他の自動化例
Google フォームを起点にNotion、kintone、Salesforce等へデータを自動展開します。
AIによるリーガルチェックやOCR名刺登録、freee支払依頼作成も可能で、資料作成や定期CSV報告、RPA連携まで幅広く自動化します。
Googleフォームの回答内容をもとにfreee会計で支払依頼を作成する
試してみる
■概要
経費精算や支払依頼など、Googleフォームで受け付けた内容をfreee会計へ手作業で入力する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Googleフォームへの回答をトリガーとして、freee会計のAPIと連携し支払依頼を自動で作成するため、手入力の手間を省き、正確かつ迅速な経理処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームとfreee会計を用いた支払依頼業務を手作業で行っている経理担当者の方
・freee会計のAPIを活用した業務自動化に関心があるものの、具体的な方法がわからない方
・申請業務のプロセスを改善し、バックオフィス全体の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームから回答が送信されたら、Googleカレンダーに繰り返しの予定を作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームから回答が送信されたら、Googleカレンダーに繰り返しの予定を作成する」フローは、定期的なイベントやミーティングのスケジュール管理を自動化する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携機能を活用し、GoogleフォームとGoogleカレンダーをシームレスにつなげることで、繰り返しの予定作成が自動化され、スケジュール管理の効率化が実現します。
これにより、手動での入力ミスや手間を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogleフォームを活用してデータ収集を行っている方
・Googleカレンダーに繰り返しの予定を手動で登録する作業に時間を取られている方
・業務の自動化を進め、効率化を図りたいと考えているビジネスパーソン
・チームやプロジェクトのスケジュール管理をより簡単にしたい管理者の方
・手動での予定登録によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、LINE WORKSの特定のトークルームに通知します。
Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する
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■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後の資料作成が自動で行われます。
Dropboxへの保存も自動化されるため、手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社内外からデータ収集やアンケートを受け付けている方
・回答内容をもとに資料を毎回手作業で作成しており、業務に負担や手間を感じている方
・資料作成の工程を効率化し、よりスピーディに情報共有や対応を行いたい方
・Dropboxを普段から利用しており、ファイルの自動整理や共有を行いたい方
・資料の格納・共有業務で連携や抜け漏れが生じやすく、改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで契約書を受け取ったら、AIでリーガルチェックしてMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
「Googleフォームで契約書を受け取ったら、AIでリーガルチェックしてMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、契約書の受領と内容確認の流れを自動化します。
作業者はMicrosoft Teamsの通知から内容把握ができるため、確認工程を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約書の提出や管理を行っている方
・契約書のリーガルチェックを効率的に進めたい方
・社内でMicrosoft Teamsをコミュニケーションツールとして利用している企業
・Microsoft Teams上で契約書の受付やチェックの完了をいち早く把握したいチームリーダーや法務担当者
・提出された契約書をその都度確認し、スピーディにチェック内容を共有したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームに回答があったら、kintoneにレコードを追加しGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleフォームに新しい回答があったら、kintoneにレコードを追加してGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームの回答をNotionのデータベースに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、自動的にNotionへデータが登録されるため、こうした手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた回答を手作業でNotionへ転記しているご担当者の方
・Notionを顧客管理やタスク管理のデータベースとして活用しているチームの方
・フォーム回答の転記作業における入力ミスや対応漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
試してみる
■概要
Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローです。
■注意事項
・SalesforceとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Gmailで送信する」ワークフローは、フォームデータの管理と共有を効率化する業務ワークフローです。
Googleフォームから収集した回答を指定したスケジュールで自動的にCSV形式で出力し、必要な相手にGmailを通じて送信します。
これにより、手間のかかるデータ整理やメール送信のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しているが、回答データの管理に時間を取られている方
・フォームの回答をCSV形式で保存し、他のシステムと連携させたい方
・Gmailを使用して、フォーム回答をチームメンバーやクライアントに自動送信したい方
・業務の自動化を進め、手作業を減らして効率化を図りたい経営者や管理者の方
・データの一元管理と共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーや担当者の方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
Zoho Mailを活用したその他の自動化例
Zoho Mailの受信を起点にAsana、Shopify、Notion等へデータを同期できます。
外部ツールの更新をメールで通知する集約機能や、HubSpot連携によるグループ管理も実現し、メールに関わる全業務を自動化します。
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、都度確認して関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、通知の遅延や共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に合致したファイルのみをZoho Mailで自動通知できます。Zoho MailとBox間の定型業務を自動化し、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードされた特定のファイルをZoho Mailでチームに共有している方
・Zoho MailとBox間での手作業による情報共有に、手間や連絡漏れなどの課題を感じている方
・請求書や契約書といった重要ファイルのアップロードを、関係者へ通知したいと考えている方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Zoho Mailでグループにメンバーを追加する
試してみる
■概要
顧客管理システム（CRM）であるHubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、Zoho Mailの特定グループに手動でメンバーを追加する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、抜け漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Zoho MailのAPI連携などを意識することなく、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーに、自動でZoho Mailのグループへメンバーを追加し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとZoho Mailを併用し、コンタクト管理の二重入力に手間を感じている方
・Zoho MailのAPIを活用した連携に関心があり、顧客管理を効率化したいマーケティング担当者の方
・手作業によるメンバー追加の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・HubSpot、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Redditで特定キーワードにマッチする投稿が行われたら、Zoho Mailで通知する
試してみる
■概要
Redditでの情報収集は有益な一方で、特定のトピックに関する投稿を手動で探し続けるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Redditで指定したキーワードにマッチする投稿があった際に、自動でZoho Mailへ通知を送信できます。これにより、情報収集を効率化し、重要な投稿の見逃しを防ぐことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Redditでの情報収集を手作業で行い、Zoho Mailでチームに共有している方
・自社サービスなど特定のキーワードに関するReddit上の投稿を、見逃さずに把握したい方
・Zoho Mailを活用して、Redditからの情報収集プロセスを効率化したいと考えている方
■注意事項
・Reddit、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで受信した特定条件の内容をもとに、Outlookのカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した重要なメールの内容を、手作業でOutlookカレンダーに登録する際に手間を感じたり、入力ミスや登録漏れが発生したりすることはないでしょうか。この手作業による連携は、日々の業務において見過ごせない負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにOutlookのカレンダーへイベントを自動で登録できます。これにより、手作業をなくし、重要な予定管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受けた依頼や予定をOutlookカレンダーで管理し、手入力に課題を感じている方
・OutlookとZoho Mail間の情報連携を自動化し、入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・重要なメールの見落としを防ぎ、迅速にOutlookカレンダーへ予定を反映させたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Mail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho Mailで受信した特定条件の内容をもとに、Shopifyで顧客情報を登録する
試してみる
■概要
ECサイト運営において、Zoho Mailで受け取ったお問い合わせや注文情報などをShopifyへ手入力で登録する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで受信した特定のメールから顧客情報を自動で抽出し、Shopifyに登録する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による連携の手間を削減し、スムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ShopifyとZoho Mailを利用しており、顧客情報の登録を手作業で行っている方
・Zoho Mailで受信する特定のメールをもとに、Shopifyへの登録作業を自動化したい方
・顧客情報の転記ミスを防ぎ、より正確で迅速な顧客管理体制を構築したい方
■注意事項
・Zoho Mail、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する」フローは、メール管理を効率化し、チーム間のコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
毎日の業務で大量のメールを処理する中で、重要なメールを見逃してしまうことはありませんか？特定のタグを付けることで、必要な情報だけを迅速にSlackに通知するこのフローを活用すれば、情報共有がスムーズになり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に使用しており、メール管理に課題を感じている方
・Slackを活用してチームコミュニケーションを強化したいビジネスパーソン
・特定のメールを即時にチームに共有し、迅速な対応を求めるプロジェクトリーダー
・業務の効率化を図り、手動でのメール通知作業を自動化したい方
■注意事項
・Zoho MailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、メールの自動管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。Zoho MailとGoogle スプレッドシートを連携させることで、指定したキーワードを含むメールを自動的にGoogle スプレッドシートに記録します。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、情報の一元管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用しており、特定のメールを効率的に管理したい方
・Google スプレッドシートでメール情報を自動的に整理・分析したいビジネスユーザー
・手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者
・Zoho MailとGoogle スプレッドシート間の連携をシームレスに行いたい方
・作業の自動化によって業務効率を向上させたい企業のIT担当者
■注意事項
・Zoho MailとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらNotionに追加する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらNotionに追加する」ワークフローは、重要なメール情報を自動的にNotionへ整理する業務ワークフローです。Zoho Mailで指定したキーワードを含むメールを受信すると、その内容が自動的にNotionのページに追加されます。これにより、メール管理の手間を省き、情報を一元的に整理することが可能になります。日常業務の効率化を目指すビジネスシーンで役立つこのワークフローをぜひ活用してみてください。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用しており、重要なメールを効率的に管理したい方
・Notionでの情報整理を行っていて、メール内容を自動的に追加したいユーザー
・業務の自動化を進め、作業効率を向上させたいビジネスプロフェッショナル
・チームでの情報共有をスムーズに行いたいマネージャーやリーダー
・メールからのデータ抽出を手間なく行いたい事務担当者
■注意事項
・Zoho MailとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの書類を確認し、その内容をZoho Mailで関係者に通知する作業を手動で行っていませんか？
この定型的な業務は、確認漏れや通知ミスが発生しやすいだけでなく、コア業務の時間を圧迫する要因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google DriveとZoho Mailの連携を自動化し、ファイルがアップロードされた際にOCRで内容を読み取り、指定の宛先に通知する一連の流れを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存されるファイルの確認と通知を手作業で行っている方
・Zoho Mailを使った定型メールの作成と送信を効率化したいと考えている方
・Google DriveとZoho Mailを連携させ、書類関連業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Google Drive、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Zoho Mailでメールを受信したら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
メールで受け取った依頼を、Asanaなどのタスク管理ツールへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや対応遅れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でAsanaにタスクとして追加できます。手作業によるタスク登録の手間とミスをなくし、依頼への迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受けた依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク登録に手間を感じている方
・APIを活用した連携に関心があり、タスクの登録漏れや遅延を防ぎたい方
・メールを起点としたタスク管理プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Mail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GoogleフォームとZoho Mailの連携を自動化することで、
これまで手作業で行っていたフォーム回答後の通知の手間を削減し、対応漏れや遅延などのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより担当者はスピーディーに情報を把握でき、迅速かつ正確な対応が可能になりますね。
その結果、顧客満足度の向上に繋がり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：回答内容によって通知先を変更できますか？
A：
進行先の切り替え設定を追加することで可能です。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
例えば「ご希望の日程が12/19(特定の日付)という値と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。
あとは各切り替え先で別のメールアドレスを指定し、件名やメール本文を設定してください。
Q：Zoho Mail通知と同時に、Google スプレッドシートへの記録など他の操作もできますか？
A：
可能です。「レコードを追加する」アクションを追加してください。
Q：Gmailなど、Zoho Mail以外のメールアプリでも連携できますか？
A：
以下の手順で可能です。
1.Zoho Mailのアクションを削除
2.Gmailの「メールを送る」アクションを追加
