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「Googleフォームで申し込みが来たら、すぐにZoho Mailで関係者に通知したい」
「フォームの回答内容を1件ずつZoho Mailに手作業で転記していて、時間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、GoogleフォームとZoho Mailを連携させる際の手作業に非効率さや課題を感じていませんか？
もしGoogleフォームに新しい回答が送信された際、その内容をZoho Mailで自動送信する仕組みがあればこうした日々の定型業務から解放されますね。
その結果、より迅速で正確な情報共有を実現し、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保することができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Zoho Mail
[Yoomとは]
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
また、Zoho Mailについては以下のZoho CRMと同じ手順で連携可能です。
Zoho CRMのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにフォームIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値は次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。
その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加できます。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法もあわせてご確認ください。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「メールを送信」のまま「次へ」をクリック。
まず、アカウントIDを候補から選択しましょう。
次に送信者・受信者それぞれのメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定もできます。
続けて件名とメール本文を入力しましょう。
Googleフォームから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容が反映されます。
あとは任意で以下の項目をプルダウンから選択していきましょう。設定が完了したらテストします。
成功したら保存してください。
