Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する

■概要

Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で資料を作成しDropboxへ格納する作業は、時間もかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Googleドキュメントで資料を自動作成し、指定したDropboxフォルダへ自動的に格納するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答を基にした資料作成とDropboxへの格納を手作業で行っている方
• 定型的な資料作成業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• Googleフォーム、Googleドキュメント、Dropboxを連携させた業務自動化に興味がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、資料作成からDropboxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、フォームの回答内容を反映した資料を作成します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された資料を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• Googleドキュメントのオペレーション設定では、資料作成に使用する任意の雛形ドキュメントを指定でき、フォームから取得した情報をドキュメント内の特定箇所に変数として埋め込むことが可能です。
• Dropboxのオペレーション設定では、作成された資料をアップロードする先のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133