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「TickTickでタスクを管理し、関連する連絡はGmailで行っているけど、タスクの作成後に手動で通知メールを送るのが面倒…」
「Gmailで受けた依頼をTickTickに転記する際に、タスクの作成漏れや入力ミスが発生してしまう…」
このように、TickTickとGmailを使いながらも、両者間での手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受けた依頼を自動でTickTickにタスクとして登録し、関係者にGmailで通知したり、受信メールの内容から直接タスクを作成する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、タスク管理の抜け漏れを防ぎながら、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の定型業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TickTickとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TickTickとGmailのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたタスク作成やメール通知といった一連の業務を自動化することが可能になります。
これにより、タスクの登録漏れや関係者への連絡忘れを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試せるテンプレートとして用意されています。
登録はわずか30秒で完了しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Webサイトの問い合わせフォームなどから送信された内容を、手動でTickTickにタスクとして登録し、担当者にGmailで通知する作業は手間がかかる上に、対応が遅れる原因にもなりがちです。
この連携は、フォームが送信されると<span class="mark-yellow">自動でTickTickにタスクを作成し、指定した宛先にGmailで通知を送信する</span>ため、タスクの登録漏れや通知忘れを防ぎ、顧客や社内からの依頼に対して迅速な対応が可能になります。
全てのフォーム送信をタスク化するのではなく、特定の条件に合致するものだけをタスクとして管理したい場合に、この連携が役立ちます。
例えば、フォームの件名に「緊急」や「重要」といったキーワードが含まれる場合のみを抽出し、<span class="mark-yellow">自動でTickTickのタスクを作成して関係者にGmailで通知する</span>ことで、対応の優先順位付けが容易になり、重要な案件を見逃すリスクを削減できます。
それでは、さっそく実際にTickTickとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTickTickとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TickTick／Gmail
[Yoomとは]
今回は「フォームに送信された情報からTickTickにタスクを作成して、Gmailで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【TickTickのマイアプリ連携】
検索窓にTickTickと入力し、検索結果から選択します。
サインインの画面が表示されるので、連携したいアカウントでサインインしましょう。
以下の画面が表示されるので「許可」をクリックします。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていればOKです！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試す」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！フォームに回答があった際にフローボットが起動します。
以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、すでに設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！
それでは、質問文、質問形式などを設定しましょう！「タイトル」の部分が質問項目です。
ここでは、次のステップでTickTickにタスク登録されることを想定して設定してください。
質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。
続いて、「完了ページ」の設定です！
特に変更しない場合はそのままで大丈夫です。今回は、以下のように設定してみました。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を、入力しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を入力してください。
フロー実行時は、実際の回答内容が使用されます。
今回は以下のように設定しました。
入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
以上で、フォームトリガーの設定は完了です！
赤枠部分をクリックしましょう！
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が合っているか確認をします。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、必須項目を設定していきましょう！
他の項目は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックし、取得した値を確認しましょう。
ここで、TickTickの画面に移り、タスクが作成されたか確認します。
作成されたことを確認後、Yoomの画面で「保存する」をクリックしましょう。
以上で、TickTickの設定が完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面が表示されたら「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後にGmailに通知されたか確認しましょう。
以下が今回テスト用に通知されたメールです。無事に通知されましたね。
以上で「フォームに送信された情報からTickTickにタスクを作成して、Gmailで通知する」フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はフォーム情報を起点にTickTickへタスクを作成しGmailで通知する方法をご紹介しましたが、逆にGmailの受信情報を起点にTickTickへタスクを作成するデータ連携も可能です。
特定のメールからタスクを自動生成したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで受け取ったクライアントからの依頼や上司からの指示などを、手作業でTickTickに転記してタスク化する作業は時間がかかり、転記漏れのリスクも伴います。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信した際に、その件名や本文を情報として自動でTickTickのタスクとして登録できる</span>ため、タスク作成を自動化し、重要な依頼の対応漏れを防ぎます。
全ての受信メールではなく、特定の条件に合致する重要なメールだけをタスク化したい場合に最適な連携フローです。
例えば<span class="mark-yellow">特定の上司からのメールや、件名に「【至急】」といったキーワードが含まれるメールのみを自動でTickTickにタスクとして作成する</span>ため、対応すべきタスクを効率的に管理でき、他のメールに埋もれてしまうのを防ぎます。
今回ご紹介した連携以外でも、TickTickやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
異なるアプリケーション間でのタスクやプロジェクト管理が一元化され、作業の効率化が実現します。例えば、カレンダーでの予定やメールを自動的にTickTickに連携させ、重要なタスクを逃すことなく管理できます。
さらに、様々なアプリと連携することで、プロジェクト作成やタスクの登録をシームレスに自動化し、時間と手間を削減可能です。
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
本記事では、TickTickとGmailを連携して、タスク作成や通知業務を自動化する方法について解説しました。
フォームからの依頼を自動でタスク化して通知したり、受信メールから直接タスクを起票したりすることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報転記やタスク作成の手間を削減し、対応漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダーの予定にも連携できますか？
A：はい、できます。
「メールを送る」オペレーションの直下に「予定作成」のアクションを追加してください。
Q：フォームやメールの添付ファイルも連携できますか？
A：添付ファイルをTickTickに直接添付することはできませんが、代替方法があります。
まずは、タスク追加フォームの直下にある+マークをクリックします。
そこで「Google Driveにファイルをアップロードする」オペレーションを追加し、リンクを取得します。
取得したリンクをTickTickのタスク作成の設定時に説明欄へ挿入すれば、TickTickのタスクからファイルへアクセスできます。
Q：連携が失敗した場合、どのように通知されますか？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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