Salesforceで商談オブジェクトに特定条件の新規レコードが登録されたら、TickTickにタスクを作成してOutlookで通知する

■概要

Salesforceで管理する商談情報をもとに、手作業でタスク管理ツールへ入力し、関係者にメールで通知する、といった作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Salesforceに特定の商談が登録されると、自動でTickTickにタスクを作成し、Outlookで担当者に通知できます。ticktickとoutlookの連携を自動化し、タスクの登録漏れや対応遅れを防ぎ、営業活動を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談情報をもとに、手動でTickTickにタスクを登録している方
• TickTickとOutlookを連携させ、タスクの抜け漏れ防止や進捗管理を効率化したい方
• 営業チーム内の情報共有やタスクの割り振りを自動化し、生産性を高めたいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録を起点に、TickTickへのタスク作成とOutlookでの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記に伴う入力ミスや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な商談への対応遅れのリスクを軽減します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、TickTick、Outlook、SalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでTickTickの「タスクを作成する」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報をもとにタスクを作成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へタスク作成の旨を通知します。

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください。
• 分岐機能の条件は、例えば「商談のフェーズが特定段階に進んだら」や「金額が一定以上の場合」など、タスクを作成したい条件に合わせて任意で設定可能です。
• Outlookでメールを送るアクションでは、通知先として担当者や関係者のメールアドレス、またはチームのメーリングリストなどを任意で設定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Salesforce、TickTick、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。