■概要
kintoneで管理しているタスクの期日が近づくたびに、一件ずつGoogleカレンダーに手動で予定を登録するのは手間がかかり、時には登録漏れといったミスにも繋がるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日kintoneから期日が近いタスク情報を自動で取得し、Googleカレンダーへ予定として登録するため、タスク管理の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでタスク管理を行い、Googleカレンダーへの手動登録に手間を感じているビジネスパーソンの方
- タスクの予定登録漏れや二重登録といったヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
- 日々の定型的なタスク管理業務を自動化し、より創造的な業務に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのタスク情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- システムが正確に処理を行うため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよびGoogleカレンダーをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてスケジュールトリガー機能を設定し、フローが毎日特定の時間に自動で起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを使用し、kintoneから取得したいタスクの条件（例：「期日が3日以内のタスク」など）を指示するプロンプトを作成します。
- その後、オペレーションでkintoneの「複数のレコードを取得する（最大500件）」アクションを設定し、AI機能で生成した条件に基づいて該当するタスク情報を取得します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得した複数のタスク情報それぞれに対して、後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成（終日）」アクションを設定し、取得したタスク情報を基にして、Googleカレンダーに予定を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動する日時をユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。例えば、毎朝9時に起動する、特定の曜日の午後に起動するなど、柔軟な設定ができます。
- AI機能でテキストを生成する際には、kintoneから取得するタスクの期日条件を自由にカスタマイズできます。「本日が期日のタスク」や「今週末までに対応が必要なタスク」といった具体的な指示をAIに与えることで、必要な情報だけを抽出できます。
- Googleカレンダーに予定を作成するオペレーションでは、kintoneから取得したタスク名や詳細内容を変数として予定のタイトルや説明欄に自動で挿入できます。
■注意事項
- kintone、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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