【プログラミング不要】Boxのファイルデータをkintoneに自動的に連携する方法

BoxにアップロードしたCSVファイルをkintoneレコードに自動で取り込む

CSVファイルをkintoneのレコードに自動登録することもできます。作業の手間が削減でき、データ入力が素早く完結するかもしれません。

Boxの画像をOCRしてkintoneに追加する

BoxにアップロードしたファイルをAI-OCRが読み取り、ファイルの内容をテキストデータ化した後にkintoneへ格納することができます。

Boxとkintoneの連携を作ってみよう

それではここからプログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomを使って、Boxとkintoneの連携方法をご説明します。
下記のリンクよりアカウントを発行しておきましょう！Yoomは2週間のトライアルから始められます！安心して、実際の使用感を確かめることができます。

[Yoomとは]

今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する」方法をご説明します。

今回の連携フローは大きく分けて以下通りです。

• Boxとkintoneをマイアプリ連携
• Boxのファイルデータを取得する設定
• kintoneのレコードに格納する設定
• トリガーボタンをONにして、Boxとkintoneの連携動作を確認

ステップ1：Boxとkintoneをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

BoxとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。

2.ログインする

Boxにログインします。

内容を確認した後、「許可」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です！

kintoneとYoomの連携

1.検索する

kintoneを検索します。

2.必須項目の入力

画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。

クライアントIDとクライアントシークレットは、kintoneの管理ページより取得可能です。

詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。

3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう！

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう！

ステップ3：Boxのファイルデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Boxのアイコンの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう！

4.コンテンツIDの入力

フォルダのコンテンツIDを設定します。
これは「どのフォルダにファイルを保存した場合にフローを起動するのか」という設定です。
フォルダのコンテンツIDはボックス下部の補足の通り、Boxの該当のフォルダにアクセスしてご確認ください。

5.テストの実行①

コンテンツIDを入力したら、指定したフォルダのデータを取得するためのテストを行います。
指定フォルダにファイルをアップロードしたら、テストボタンをクリックしましょう！

青く「テスト成功」と表示がされたら次へをクリックします。

6.テストの実行②

続けて、ファイルデータを取得するためのテストを行います。
指定したフォルダにファイルをアップロードした後にテストをクリックしましょう！

画像のようにテストが成功したら保存をクリックしてください。
Boxの設定は以上で完了です！

ステップ4：kintoneのレコードに格納する設定

1.アプリと連携する

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kintoneのアイコンの「レコードを追加する」を選択してください。
次へを押します。

2.IDの入力

どのアプリにファイルデータを格納するのか選択しましょう。

ボックスをクリックすることでアプリが選択可能です。もしくはアプリ番号を入力しましょう。
入力できたら次へを押します。

3.データの挿入

指定したアプリの項目が表示されます。

データを挿入したいボックスをクリックし、Boxのアイコンの赤枠を選択してください。

テスト送信したファイルデータを選択可能です。
ボックスの項目名に等しいデータをクリックで挿入しましょう。

なお、「日付」のタブから「今日」を選択することで、フローが起動した日も追加可能です。

4.テストの実行

必要な項目を入力し終えたら下部にあるテストボタンを押してください。

青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でBoxとkintoneの連携は完了です！

kintoneのデータをBoxに反映させたい場合

今回はBoxのファイルデータをkintoneに追加しましたが、kintoneのデータをBoxに反映させることも可能です！

kintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルをアップロードする

例えば、人材管理のデータベースに新入社員を登録すると、連携したBoxのフォルダにオンボーディングスケジュールなどの書類を自動アップロード可能です。

BoxやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

BoxやkintoneのAPIを活用することで、業務の手間を削減し、効率的な運用が可能になります。以下に、それぞれのサービスを活用したフローボットテンプレートを紹介しますので、ぜひお試しください。

Boxを使った便利な自動化例

Boxを活用して、ファイルの自動管理や他ツールとの連携を行うフローです。<span class="mark-yellow">複数のアプリを行き来することなくファイル管理をすることができます。</span>

kintoneを使った便利な自動化例

kintoneと他ツールを連携し、見積もりの発行、指定先に通知、などを自動化するフローです。入力作業の手間を削減し、業務をスムーズに進められます。

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終わりに

Boxとkintoneの連携を導入することで、ファイル情報の管理が簡易化されるため、業務効率の向上が見込めるでしょう！今まで手作業で行ってきたタスクが自動化されれば、リソースの確保にもつながるはずです。
また、Boxからkintoneだけではなく、kintoneからBoxへのデータ流用も可能な上、その他のアプリとの連携も実現できます！普段活用しているツール同士を連携できれば、より便利なデータ活用が可能になるかもしれません。
Yoomを使えば、簡単な設定で自動化の導入が実現できます。ぜひ実際に試して、業務の効率化を体感してみてください！

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