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「GoogleカレンダーでWeb会議の予定を入れた後、Zoomを開いてミーティングを作成し、URLをコピーしてカレンダーに貼り付けるのは手間…」
「この一連の作業が地味に面倒で、URLの貼り間違いや共有漏れがないか毎回ヒヤヒヤする…」
このように、GoogleカレンダーとZoomを使った会議設定の手作業に、非効率さやストレスを感じていませんか？
そこでオススメしたいのが、Googleカレンダーに予定を登録すると、Zoomミーティングが自動で発行され、会議URLが予定の詳細に自動で追加される仕組みの活用です。
こうした日々の煩わしさから解放され、会議設定という単純作業に時間を奪われることなく、より重要なアジェンダの準備や本来の業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単にできるので、ぜひこの機会に導入して、毎日の会議設定をもっと楽にしましょう！
◼️概要
Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成するフローです。
自動的にカレンダー追加、zoomの予約まで行えるので業務が効率よく行えます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、zoomそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Googleカレンダーでオンライン会議の予定を立てる際、手動でZoomミーティングを作成し、参加者へURLを共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、URLの貼り間違いや共有漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Zoomミーティングの作成から招待メールの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
オンライン会議を設定する際、Googleカレンダーに予定を登録してから、別途Zoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。個別の作業は時間がかかるだけでなく、URLの貼り間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の条件で予定が作成されるだけでZoomミーティングが自動で発行され、こうした会議設定にまつわる課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、指定したGoogleカレンダーに自動で追加します。
発行するZoomのミーティングやGoogleカレンダーへの追加情報は、Yoomデータベースに登録されている情報をもとに作成することが可能です。
◼️設定方法
1.Zoom、GoogleカレンダーそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードを選択して起動」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでフォーム内容等を設定してください。
4.Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでミーティングの設定を行ってください。
5.Googleカレンダーの「予定を作成」というオペレーション内で、カレンダーに追加する予定の設定を変更してください。
◼️注意事項
・ZoomとGoogleカレンダーそれぞれで連携設定が必要です。
・Zoomの設定やGoogleカレンダーへの追加内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Webサイトからの問い合わせや社内の日程調整フォームを受け取った後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、ZoomのミーティングURLを発行していませんか？こうした一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にGoogleカレンダーへの予定作成とZoomミーティングの発行が自動で完了するため、こうした課題を解消し、スムーズな日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでのミーティングを頻繁に主催する方
・ウェビナーの企画を行う企業の責任者やイベント担当者
・部門の責任者や上席者付きの秘書業務の担当者
2.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている企業の管理者
3.手入力の手間を減らし、自動化をしたいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい統括部門の責任者
■このテンプレートを使うメリット
・メールの内容から自動でミーティングを作成し、カレンダーに予定を追加するため、スケジュール管理の精度が高まります。
・手間を省き、一連の流れで掛かっていた時間を短縮することができます。
■注意事項
・ZoomとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携させてください。
・正規表現の設定方法については下記を参考にしてください。
■概要
Googleカレンダーで管理している予定を変更した際、関連するZoomミーティングの情報も手動で更新するのは手間がかかるだけでなく、更新漏れや設定ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーのイベント内容が更新されると、該当するZoomミーティングの日時や詳細が自動で更新されるため、こうした二重管理の手間を解消し、常に正確な情報で会議を運営できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画の共有を手作業で行うのは手間がかかり、共有漏れのリスクもあるのではないでしょうか。特に会議が多い日には、どの録画がどの会議のものかを確認し、カレンダーに追記する作業は負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画リンクを自動で取得しGoogleカレンダーの予定に追記できるため、こうした共有作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点については下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
■概要
このフローでは、Zoomミーティングが終了した際に、Googleカレンダーの説明欄に録画リンクを追記することが可能です。この自動化によって、会議参加者全員が簡単に録画内容を確認でき、フォローアップもスムーズになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
YoomにはZoomとGoogleカレンダーを連携し、日々のさまざまな業務フローを自動化するテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
■概要
Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
フォームの回答のみミーティングの発行と予定の追加、ミーティングのURL案内まで一貫して行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議の予約が入ったら手動でZoomミーティングを発行して、相手へのメール通知、カレンダー登録を行なっている方
・会議の調整や管理をする営業事務担当者
・メールを頻繁に確認することができない営業担当者
■このテンプレートを使うメリット
Yoomのフォームに回答が行われたらZoomのミーティングを発行してGoogleカレンダーへの予定追加とメール案内するフローを一貫して実施できますので、人がやらなければいけない業務を時間を削減できます。また、自動で行うため人による転記ミスや対応漏れを防ぐことができます。
フォームに回答が行われたらすぐにフローが起動するため、担当者が不在の場合でもスムーズに会議設定ができます。
■注意点
Zoom、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携する必要があります。
ZoomとGoogleカレンダーのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた会議設定のプロセスを自動化することが可能になります。
これにより、URLの転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、よりスムーズな会議運営を実現することで、業務効率の向上に寄与できるでしょう。
ここでは具体的な自動化の連携例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
予約フォームに回答が送信された際に、その内容をもとに自動でZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定を追加するとともに、メールで詳細を送信します。
この連携により、ミーティング設定や日程共有の手間を削減できるようになります。
■概要
Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
フォームの回答のみミーティングの発行と予定の追加、ミーティングのURL案内まで一貫して行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議の予約が入ったら手動でZoomミーティングを発行して、相手へのメール通知、カレンダー登録を行なっている方
・会議の調整や管理をする営業事務担当者
・メールを頻繁に確認することができない営業担当者
■このテンプレートを使うメリット
Yoomのフォームに回答が行われたらZoomのミーティングを発行してGoogleカレンダーへの予定追加とメール案内するフローを一貫して実施できますので、人がやらなければいけない業務を時間を削減できます。また、自動で行うため人による転記ミスや対応漏れを防ぐことができます。
フォームに回答が行われたらすぐにフローが起動するため、担当者が不在の場合でもスムーズに会議設定ができます。
■注意点
Zoom、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携する必要があります。
Zoomでミーティングが終了した際に、その録画リンクを自動で取得し、対応するGoogleカレンダーのイベントに追記します。
この連携により、録画データの共有漏れや管理ミスを防ぎ、関係者が会議内容を確認できるようになります。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画の共有を手作業で行うのは手間がかかり、共有漏れのリスクもあるのではないでしょうか。特に会議が多い日には、どの録画がどの会議のものかを確認し、カレンダーに追記する作業は負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画リンクを自動で取得しGoogleカレンダーの予定に追記できるため、こうした共有作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点については下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
今回は、「予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加およびメールで連絡する」方法をご紹介します。
画像も併せて解説するのでぜひ参考にしてみてください。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、以下の登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom／ Googleカレンダー
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
フォームの回答のみミーティングの発行と予定の追加、ミーティングのURL案内まで一貫して行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議の予約が入ったら手動でZoomミーティングを発行して、相手へのメール通知、カレンダー登録を行なっている方
・会議の調整や管理をする営業事務担当者
・メールを頻繁に確認することができない営業担当者
■このテンプレートを使うメリット
Yoomのフォームに回答が行われたらZoomのミーティングを発行してGoogleカレンダーへの予定追加とメール案内するフローを一貫して実施できますので、人がやらなければいけない業務を時間を削減できます。また、自動で行うため人による転記ミスや対応漏れを防ぐことができます。
フォームに回答が行われたらすぐにフローが起動するため、担当者が不在の場合でもスムーズに会議設定ができます。
■注意点
Zoom、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携する必要があります。
[Yoomとは]
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleカレンダー・Google スプレッドシート・Gmailのマイアプリ登録方法は以下をご参照ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下をご確認ください。
続いて、フローボットを作成していきます。下記のテンプレートをコピーすると簡単に設定できます。
■概要
Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
フォームの回答のみミーティングの発行と予定の追加、ミーティングのURL案内まで一貫して行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議の予約が入ったら手動でZoomミーティングを発行して、相手へのメール通知、カレンダー登録を行なっている方
・会議の調整や管理をする営業事務担当者
・メールを頻繁に確認することができない営業担当者
■このテンプレートを使うメリット
Yoomのフォームに回答が行われたらZoomのミーティングを発行してGoogleカレンダーへの予定追加とメール案内するフローを一貫して実施できますので、人がやらなければいけない業務を時間を削減できます。また、自動で行うため人による転記ミスや対応漏れを防ぐことができます。
フォームに回答が行われたらすぐにフローが起動するため、担当者が不在の場合でもスムーズに会議設定ができます。
■注意点
Zoom、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携する必要があります。
いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
フォームトリガーで、以下設定をして保存してください。
続いて、「セルに値を入力」をクリックします。
そうすると次の画面に遷移するので、以下設定をします。
続いて、以下の項目を入力しましょう。
後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。スプレッドシートの関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。
※取得した値の埋め込みについてはこちらをご参照ください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、取得した値を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
続いて、「値を取得する」をクリックします。
画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。
この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。
次に、「ミーティングを作成」をクリックします。
画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。
続いて、「値を取得する」をクリックします。
画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。
