ZoomとGoogleカレンダーを連携してミーティング業務を効率化！

ステップ2:フォームが回答されたら起動するトリガーを設定

まずは、プロジェクトの新規作成より「はじめから作成」を選択します。

フォームトリガーを選択し、以下設定をして保存してください。

・各質問項目：予約フォーム用に、名前や連絡先、希望日程や時間等を質問項目に設定します。

・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※時間のデータタイプはないので、テキスト形式にし、説明欄に「15:00のように半角数字と:という形式で記載してください」といった説明書きを行ってください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。

ステップ3:スプレッドシートに回答を入力するアクションを設定

トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle スプレッドシートを選択します。

そうすると次の画面に遷移するので、以下設定をし、テスト・保存します。

・アクション：セルに値を入力

・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・対象のセル：フォームで取得した開始時間を入れるセルを設定します。今回の例ではA2と設定しています。

・値：フォームで取得した開始時間を{{○○}}のように埋め込みます。（アウトプットを埋め込む）

後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。スプレッドシートの関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。

ステップ4:スプレッドシートから値を取得するアクションを設定

先ほどと同様に、＋マークを押してアプリと連携するオペレーションからGoogle スプレッドシートを選択します。

画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。

・アクション：値を取得する

・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・範囲：関数で終了時間が反映されたセルの範囲を設定します。今回の例ではB2と設定しています。

・方向：列方向を選択します。

この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。

ステップ5:Zoomでミーティングを作成するアクションを設定

＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからZoom(OAuth)を選択して以下設定し、テスト・保存します。

・アクション：ミーティングを作成

・メールアドレス：ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを入力します。

・トピック：予定のタイトルを入力します。フォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

・日付：フォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・開始時刻：フォームで取得した時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・会議時間：指定の時間を入力します。1時間であれば60と入力してください。

ステップ6:Googleカレンダーに予定を追加するアクションを設定

＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleカレンダーを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・アクション：予定を作成

・カレンダーID：欄をクリックし、候補に表示された中から反映したいIDを選択します。（通常はGoogleアカウントのアドレスになります）

・予定のタイトル：予定のタイトルを入力します。①のフォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

・予定の開始日：フォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の開始時間：フォームで取得した時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の終了日：フォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の終了時間：スプレッドシートから取得した関数で割り出した終了時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の説明（任意）：任意の説明を入力します。以下のようにフォームやZoomで取得した値を埋め込むことも可能です。

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ミーティングが入りました。

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・ZoomミーティングID：{{ミーティングID}}

・当日聞きたいこと：{{当日のご質問されたいこと}}

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ステップ7:Gmailでメール送信するアクションを設定

＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールサーバを選択して以下設定し、保存します。

・To：欄をクリックし、フォームのトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。

・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に以下のようにフォームやZoomで取得した値を埋め込むことも可能です。

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{{お名前}} 様

お世話になっております。

この度はミーティングのご予約ありがとうございます。

当日は以下のURLからご入室をお願いします。

---------

・ZoomURL:{{招待リンク}}

・パスワード：{{パスコード}}

---------

どうぞよろしくお願いいたします。

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これで、すべての設定が完了になります。

おつかれさまでした！

ZoomやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもZoomやGoogleカレンダーのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍ZoomとGoogleカレンダーを連携した自動化例

Googleカレンダーで予定が作成されたらZoomミーティングを作成したり、メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行してGoogleカレンダーに予定を追加したりする連携も可能です。
また、Zoomミーティングが終了したら録画リンクを取得し、Googleカレンダーのイベントに追記することもできます。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したらチャットツールにレコーディングURLを通知する

Zoomでミーティングが終了したら、SlackやChatworkなどにレコーディングURLを自動で通知します。

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する

Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。

Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しメールで録画リンクを共有する

Zoomでウェビナー終了後に、参加者リストを取得してGmailやOutlookで録画リンクを自動で共有します。

Googleカレンダーを活用した自動化例

毎日、予定をGoogleカレンダーから取得してチャットツールに通知する

毎日、Googleカレンダーに登録されている、その日の予定をGoogle ChatやSlackなどに自動で通知します。

フォームやメールで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を追加する

GoogleフォームやGmailなどで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

データベースに予定が追加されたらGoogleカレンダーに登録する

Google スプレッドシートやNotionなどに予定が追加されたらGoogleカレンダーに自動で登録します。

ZoomとGoogleカレンダーを連携するメリット

Zoomを利用する機会が多くなった昨今、ミーティングの量が多く、管理するだけでも大変に感じるという方も多いのではないでしょうか。
ZoomとGoogleカレンダーを連携すると、スケジュール管理を効率化できます！
たとえばZoomミーティングを作成したタイミングで、自動的にGoogleカレンダーに追加されるように設定すれば、予定の追加漏れを防げますよね。
また、連携することで招待した参加者をGoogleカレンダーに表示させれば、出欠確認が簡単になるはず。
さらに、ミーティング情報をGoogleカレンダーで一元管理できるので、管理負担の軽減につながるというメリットもあります！

まとめ

Yoomはさまざまなアプリと連携しYoom上で一元管理ができる点が魅力で、アプリ間を行き来しなくて良いのが本当に便利です。

この記事ではZoomとGoogleカレンダーの連携についてご紹介しました。
今回設定をしたようなトリガーアクションがすでにYoomに用意されている場合があり、そのテンプレートをそのまま利用することもできるので、ぜひ活用してみてください！