ステップ3フォームが回答されたら起動するトリガーを設定

いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

フォームトリガーで、以下設定をして保存してください。

・各質問項目：予約フォーム用に、名前や連絡先、希望日程や時間等を質問項目に設定します。

・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※時間のデータタイプはないので、テキスト形式にし、説明欄に「15:00のように半角数字と:という形式で記載してください」といった説明書きを行ってください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。

ステップ4:スプレッドシートに回答を入力するアクションを設定

続いて、「セルに値を入力」をクリックします。

そうすると次の画面に遷移するので、以下設定をします。

・アクション：セルに値を入力

‍続いて、以下の項目を入力しましょう。

・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・対象のセル：フォームで取得した開始時間を入れるセルを設定します。今回の例ではA2と設定しています。

・値：フォームで取得した開始時間のアウトプットを選択します。

後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。スプレッドシートの関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

ステップ5:スプレッドシートから値を取得するアクションを設定

続いて、「値を取得する」をクリックします。

画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。

・アクション：値を取得する

・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・範囲：関数で終了時間が反映されたセルの範囲を設定します。今回の例ではB2と設定しています。

・方向：列方向を選択します。

この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。

ステップ6:Zoomでミーティングを作成するアクションを設定

次に、「ミーティングを作成」をクリックします。

画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。

・アクション：ミーティングを作成

・メールアドレス：ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを入力します。

・トピック：予定のタイトルを入力します。フォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

・日付：フォームで取得した日付の値を埋め込みます。

・開始時刻：フォームで取得した時間の値を埋め込みます。

・会議時間：指定の時間を入力します。1時間であれば60と入力してください。

ステップ7:Googleカレンダーに予定を追加するアクションを設定

続いて、「値を取得する」をクリックします。

画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。

・アクション：予定を作成

・カレンダーID：欄をクリックし、候補に表示された中から反映したいIDを選択します。（通常はGoogleアカウントのアドレスになります）

・予定のタイトル：予定のタイトルを入力します。①のフォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

・予定の開始日：フォームで取得した日付の値を埋め込みます。

・予定の開始時間：フォームで取得した時間の値を埋め込みます。

・予定の終了日：フォームで取得した日付の値を埋め込みます。

・予定の終了時間：スプレッドシートから取得した関数で割り出した終了時間の値を埋め込みます。

・予定の説明（任意）：任意の説明を入力します。以下のようにフォームやZoomで取得した値を埋め込むことも可能です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ミーティングが入りました。

--------------

・ZoomミーティングID：{{ミーティングID}}

・当日聞きたいこと：{{当日のご質問されたいこと}}

--------------

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ステップ8:Gmailでメール送信するアクションを設定

続いて、「メールを送る」をクリックします。

画面が遷移してから、以下設定します。

・To：欄をクリックし、フォームのトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。

・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に以下のようにフォームやZoomで取得した値を埋め込むことも可能です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

{{お名前}} 様

お世話になっております。

この度はミーティングのご予約ありがとうございます。

当日は以下のURLからご入室をお願いします。

---------

・ZoomURL:{{招待リンク}}

・パスワード：{{パスコード}}

---------

どうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Gmailに送信できていることを確認しましょう！

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ9：トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

これで、すべての設定が完了になります。

おつかれさまでした！

[[65807]]

ZoomやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもZoomやGoogleカレンダーのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍Zoomを活用した自動化例

会議終了後に自動で文字起こしをしてデータベースに保存したり、データベースに情報が追加されたら、Zoomのウェビナーに登録者を追加したりすることも可能です。

[[71897,71877,72145,151339,187203]]

Googleカレンダーを活用した自動化例

Googleカレンダーの予定作成や更新を通知したり、データベースに追加したりできます。また、他システムの予定情報をGoogleカレンダーに転記可能です。

[[159355,165421,157126,82296,106950]]

まとめ

Yoomはさまざまなアプリと連携しYoom上で一元管理ができる点が魅力で、アプリ間を行き来しなくて良いのが本当に便利です。

この記事ではZoomとGoogleカレンダーの連携についてご紹介しました。
今回設定をしたようなトリガーアクションがすでにYoomに用意されている場合があり、そのテンプレートをそのまま利用することもできるので、ぜひ活用してみてください！

関連記事：YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加する方法

よくあるご質問

Q：定期的なミーティング（繰り返し予定）も設定可能ですか？

A：可能です。Zoomのトリガー設定を削除してフローの最初にスケジュールトリガーを設定し、その下にZoomの「ミーティングを作成」アクションを追加して設定してください。

スケジュールトリガーの設定方法

‍

Q：回答内容によって担当者や会議内容を変えられますか？

A：分岐条件を追加することで可能です。

分岐の詳しい設定方法はこちら

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

‍

Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。