ZoomとGoogleカレンダーを連携してミーティング業務を効率化！

フォームの回答を元に自動でZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加する方法

‍

今回は、フォームの回答を元に自動でZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加する方法をご紹介します。画像も併せて解説していきますのでぜひ参考にしてみてください。

‍

はじめる前に

‍

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

‍

‍

ステップ1:Zoom,Googleカレンダー,Googleスプレッドシート,Gmailをマイアプリ連携

‍

Zoomのマイアプリ登録方法

‍

Yoomにログインし、Yoomのマイアプリページの「新規接続」ボタンをクリックし「Zoom」を選択します。

※使用しているアカウントでログインしてください。

‍

‍

‍

Zoomをマイアプリに登録するためには「Client ID」と「Client secret」が必要です。

詳細はこちら

‍

‍

「Client ID」と「Client secret」の入力が成功すると上記の画面に遷移するので、青いボタンの「Allow」を押下してください。

これでZoomのマイアプリ登録が完了になります。

‍

Googleカレンダーのマイアプリ登録方法

‍

Yoomにログインし、Yoomのマイアプリページの「新規接続」ボタンをクリックし「Googleカレンダー」を選択します。

※使用しているアカウントでログインしてください。

‍

‍

画面が遷移するので、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下してください。

‍

Googleカレンダーのアクセス範囲を選択し、右下の「続行」を押下してください。

‍

‍

これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録が完了になります。

‍

Googleスプレッドシートのマイアプリ登録方法

Yoomにログインし、Yoomのマイアプリページの「新規接続」ボタンをクリックし「Googleスプレッドシート」を選択します。

※使用しているアカウントでログインしてください。

‍

‍

画面が遷移するので、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下してください。‍

‍

これでGoogleスプレッドシートのマイアプリ登録が完了になります。

‍

Gmailのマイアプリ登録方法

Yoomにログインし、Yoomのマイアプリページの「新規接続」ボタンをクリックし「Gmail」を選択します。

※使用しているアカウントでログインしてください。

‍

‍

画面が遷移するので、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下してください。‍

‍

‍

これでGmailのマイアプリ登録が完了になります。

ステップ2:フォームが回答されたら起動するトリガーを設定

‍

まずは、プロジェクトの新規作成より「はじめから作成」を選択します。

‍

‍

フォームトリガーを選択し、以下設定をして保存してください。

‍

‍

‍

・各質問項目：予約フォーム用に、名前や連絡先、希望日程や時間等を質問項目に設定します。

・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

‍

※時間のデータタイプはないので、テキスト形式にし、説明欄に「15:00のように半角数字と:という形式で記載してください」といった説明書きを行ってください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。

‍

ステップ3:スプレッドシートに回答を入力するアクションを設定

‍

トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択します。

そうすると次の画面に遷移するので、以下設定をし、テスト・保存します。

‍

・アクション：セルに値を入力

‍

‍

・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・対象のセル：フォームで取得した開始時間を入れるセルを設定します。今回の例ではA2と設定しています。

・値：フォームで取得した開始時間を{{○○}}のように埋め込みます。（アウトプットを埋め込む）

後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。スプレッドシートの関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。

‍

‍

‍

ステップ4:スプレッドシートから値を取得するアクションを設定

‍

先ほどと同様に、＋マークを押してアプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択します。

画面が遷移してから、以下設定をしてテスト・保存します。

‍

・アクション：値を取得する

‍

‍

‍

・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。

・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・範囲：関数で終了時間が反映されたセルの範囲を設定します。今回の例ではB2と設定しています。

・方向：列方向を選択します。

この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。

‍

‍

ステップ5:Zoomでミーティングを作成するアクションを設定

‍

＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからZoom(OAuth)を選択して以下設定し、テスト・保存します。

‍

・アクション：ミーティングを作成

‍

‍

・メールアドレス：ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを入力します。

・トピック：予定のタイトルを入力します。フォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

‍

‍

・日付：フォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・開始時刻：フォームで取得した時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・会議時間：指定の時間を入力します。1時間であれば60と入力してください。

‍

‍

ステップ6:Googleカレンダーに予定を追加するアクションを設定

‍

＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleカレンダーを選択して以下設定し、テスト・保存します。

‍

・アクション：予定を作成

‍

‍

・カレンダーID：欄をクリックし、候補に表示された中から反映したいIDを選択します。（通常はGoogleアカウントのアドレスになります）

・予定のタイトル：予定のタイトルを入力します。①のフォームで取得した値を埋め込むことも可能です。

‍

‍

・予定の開始日：フォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の開始時間：フォームで取得した時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の終了日：フォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の終了時間：スプレッドシートから取得した関数で割り出した終了時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。

・予定の説明（任意）：任意の説明を入力します。以下のようにフォームやZoomで取得した値を埋め込むことも可能です。

‍

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ミーティングが入りました。

--------------

・ZoomミーティングID：{{ミーティングID}}

・当日聞きたいこと：{{当日のご質問されたいこと}}

--------------

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

‍

‍

ステップ7:Gmailでメール送信するアクションを設定

‍

＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールサーバを選択して以下設定し、保存します。

‍

・To：欄をクリックし、フォームのトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。

‍

‍

・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に以下のようにフォームやZoomで取得した値を埋め込むことも可能です。

‍

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

{{お名前}} 様

お世話になっております。

この度はミーティングのご予約ありがとうございます。

当日は以下のURLからご入室をお願いします。

---------

・ZoomURL:{{招待リンク}}

・パスワード：{{パスコード}}

---------

どうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

‍

‍

これで、すべての設定が完了になります。

おつかれさまでした！

ZoomとGoogleカレンダーの連携フロー応用編

‍

ここまでGoogleフォームの情報を元にZoomのミーティング発行とGoogleカレンダー追加するまでの流れをご紹介してきましたが、実はYoomを使用すればフローの順番を変更したり、トリガーを別のものに置き換えたりもできるので状況に合わせて使い分けることが可能です。

‍

・YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加

・Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成する

など、状況に合わせて柔軟に変更できるのも嬉しいポイントです。

この記事を参考にして、別パターンの連携にもぜひチャレンジしてみてください！

他にも、Zoomのミーティング内容を文字起こし・要約することもできるので、ミーティング業務をより効率化することが可能です！

まとめ

‍

Yoomはさまざまなアプリと連携しYoom上で一元管理ができる点が魅力で、アプリ間を行き来しなくて良いのが本当に便利です。

この記事ではZoomとGoogleカレンダーの連携についてご紹介しましたが、他にも「指定の時間にGoogleカレンダーの予定をSlackに通知する」こともYoomなら可能です。今回設定をしたようなトリガーアクションがすでにYoomに用意されている場合があり、そのテンプレートをそのまま利用することもできるので、ぜひ活用してみてください！