Salesforceで特定の商談フェーズになったら、freee請求書で見積書を作成する

■概要

Salesforceで商談が特定のフェーズに進むたびに、手作業でfreee請求書を開いて見積書を作成する業務に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は、情報の転記ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズの更新をトリガーとして、freee請求書での見積書作成までを自動化できるため、こうした営業活動における定型業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceとfreee請求書を用いた見積書作成を手作業で行っている営業担当者の方
• 営業部門の生産性向上や、見積書作成プロセスの標準化を目指しているマネージャーの方
• 手作業による情報入力のミスをなくし、正確な書類作成を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談フェーズが更新されると、関連情報がfreee請求書に自動で連携され見積書が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、取引先名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforceとfreee会計、freee請求書をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談フェーズになった場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを使い、見積書作成に必要な取引先、商談商品、商品の情報をそれぞれ取得します。
5. 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、取引先情報の詳細を取得します。
6. 最後に、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに自動で見積書を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得した商談フェーズの情報をもとに、後続のオペレーションを開始させる条件を任意にカスタマイズしてください。
• freee請求書で見積書を作成する際、宛先や品目、金額といった各項目に、Salesforceやfreee会計から取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりと柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Salesforce、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
• 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。