Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Intercomで新しい会話が作成されるたびに、その情報を手作業で自社システムや管理用のGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Intercomでの新規会話作成をトリガーに、RPA機能で自社システムへ情報を自動登録し、さらにGoogle スプレッドシートへも内容を追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Intercomの顧客対応情報を、手作業で自社システムやGoogle スプレッドシートに登録している方
• 顧客からの問い合わせ内容を、迅速かつ正確にチーム内で共有、記録したいと考えている担当者の方
• 日々の定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Intercomでの新規会話の発生後、RPAによる自社システムへの登録とGoogle スプレッドシートへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、IntercomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでIntercomを選択し、「ユーザーが新しい会話を作成したら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、Intercomから取得した情報を基に自社システムへ登録する操作を組み込みます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、会話の内容や関連情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の設定では、操作対象となる自社システムのログイン情報、ページのURL、Intercomから取得したどの情報をページのどの項目に入力するか、またはページ内のどの情報を取得するかなどを、ユーザーの環境に合わせて詳細に設定してください。
• Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、書き込み対象としたいスプレッドシートとシートを指定し、IntercomやRPA機能で取得した情報をスプレッドシートのどの列に割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Intercom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。