チャネルトークでお問い合わせを受信したら、AIで一次対応の文章を生成してGmailに通知する

■概要

チャネルトークへのお問い合わせ対応、特に一次対応の文章作成に手間や時間を取られていませんか？また、AIを活用して返信文を効率的に生成したいけれど、具体的な方法がわからずお困りの方もいらっしゃるかもしれません。このワークフローを活用すれば、チャネルトークでメッセージを受信した際に、AIが自動で一次対応の文章を生成し、その内容をGmailで担当者に通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• チャネルトークで顧客からのお問い合わせ対応をされているカスタマーサポート担当者の方
• AIを活用して、お問い合わせへの一次対応文作成業務を効率化したいと考えている方
• Gmailで担当者への通知を自動化し、迅速な情報共有を実現したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• チャネルトークでメッセージを受信後、AIによる一次対応文の生成からGmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。
• 手作業による文章作成時の誤字脱字や、重要な情報を含む通知の対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でチャネルトークおよびGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてチャネルトークを選択し、「接客チャットでメッセージを受信したら」というアクションを設定することで、新しいメッセージの受信をフロー起動のきっかけとします。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、チャネルトークで受信したメッセージ内容を元に、AIが一次対応の文章を生成するように指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、AIが生成したテキストをメール本文に含め、指定のメールアドレスに通知内容を送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、AIに指示するプロンプトを任意でカスタマイズすることが可能です。例えば、定型的な挨拶文や、前段階のチャネルトークから取得した顧客名などの情報を変数としてプロンプト内に組み込むことで、より状況に応じた、パーソナライズされた一次対応文を生成できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由に設定できます。AIによって生成されたテキストやチャネルトークから取得したお問い合わせ情報などを変数として利用し、メールに動的に反映させることができ、固定の案内文を追加することも可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

• チャネルトーク、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。