Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しMicrosoft Excelに追加する

■概要

Salesforceにアップロードされた請求書や申込書などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceにアップされた画像からテキストを自動で読み取り（image to text）、Microsoft Excelへ転記する一連の処理を自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceに保存された画像ファイルのテキスト化を手作業で行っている方
• image text to text のような定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• 書類の情報をMicrosoft Excelで管理しており、データ入力作業を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの画像アップロードを起点にテキスト化と転記が完了するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
• image text to textのプロセスを自動化することで、人の手による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」を設定し、アップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のファイルに書き込みます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、どの項目のテキストを抽出するかを任意で設定できます
• Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、前段のOCR機能で抽出した値を、任意の列に埋め込むよう設定が可能です

■注意事項

• Salesforce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924