Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、OCRでテキスト化しSalesforceにレコードを追加する

■概要

Microsoft Teamsに投稿された名刺や書類などの画像ファイルの内容を、都度確認してSalesforceへ手作業で入力していませんか。こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された画像をOCR機能でテキスト化（ocr to image）し、その内容をSalesforceへ自動でレコードとして追加できます。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsに投稿される画像データを手作業でSalesforceへ入力している方
• ocr to image技術を活用して、画像からの文字起こしとデータ入力を自動化したい方
• Salesforceへの顧客情報や案件情報の登録を効率化したいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへの投稿を起点に、ocr to image処理からSalesforceへのレコード追加までが自動化され、データ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Salesforceに登録されるデータの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」と「ファイルをダウンロード」を設定し、投稿された画像ファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータをもとに新しいレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい画像ファイルの種類に応じて、抽出したいテキスト項目（会社名、氏名、金額など）を任意で設定することが可能です。
• Salesforceにレコードを追加する際、どの項目にどのデータを登録するかを自由に設定できます。OCR機能で抽出したテキストを変数として利用し、取引先名や担当者名などの適切な項目に自動で割り当てられます。

■注意事項

• Microsoft Teams、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• SalesforceおよびOCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924