■概要
Outlookで受信したJPEG形式の請求書や申込書の内容を、手作業でSalesforceへ転記していませんか。
目視での確認と手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したJPEGファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その情報をSalesforceへ連携できます。面倒な作業やデータ登録を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った画像ファイルの内容を、手作業でSalesforceに入力している方
- JPEGファイルからテキストを抽出する作業を効率化したいと考えている方
- Salesforceへのデータ登録を自動化し、手入力によるミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのファイル受信からSalesforceへのレコード追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによるテキスト抽出とシステム連携により、手作業でのデータ転記による入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、特定の条件（件名や差出人など）で処理を分けるため、「分岐する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで、添付ファイルがJPEGである場合のみ処理を進めるため、「分岐する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで、ダウンロードしたファイルから文字情報を読み取るため、OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を任意のオブジェクトに登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定可能です。
- Salesforceでレコードを追加するアクションを設定する際に、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLや、レコードを追加したいオブジェクトのAPI参照名、タブ名を設定してください。
■注意事項
- Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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