Salesforceにファイルが追加されたら、Fileforceにファイルをアップロードする

■概要

SalesforceとFileforceを併用してファイル管理を行っているものの、それぞれのツールに手作業でファイルをアップロードする手間や、更新漏れに課題を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルが追加されるだけで、Fileforceへのアップロードが自動で実行されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。FileforceとSalesforceの連携を自動化し、日々の業務を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとFileforce間でのファイル移動を手作業で行い、手間を感じている方
• FileforceとSalesforceの連携を自動化し、ファイル管理のミスをなくしたい方
• SaaS間のファイル管理を効率化して、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceにファイルが追加されると自動でFileforceにも連携されるため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルのアップロード漏れやバージョンの取り違えといったミスを防ぎ、FileforceとSalesforceでの正確なファイル管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとFileforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段のステップでダウンロードしたファイルをアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Fileforceのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダIDやファイル名などを任意に設定できます
• 特定のフォルダに保存するよう固定値を設定したり、Salesforceから取得した取引先名などの情報をもとに動的に設定したりすることが可能です

■注意事項

• Salesforce、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924